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「電話ではなく、メールで休暇を伝えたい」

社内への休暇の連絡を電話ではなく、メールで伝えたいと思ったこと、ありませんか?

しかし、急な欠勤の場合は、電話による連絡が基本とされています。

あらかじめ休暇を取ることがわかっている場合や電話による連絡ができないほど体調が悪い場合、メールによる連絡でも問題はありません。

本記事では、休暇をメールで連絡する場合について解説いたします。

メールによる休暇の連絡が許されるケース

欠勤連絡は電話で行うことが基本です。

体調不良などによる当日の欠勤連絡は、メールではなく電話ですることが基本です。

これは社会人としてのマナーと言っても良いかもしれません。

やはり直前にメールでの休暇を社内に連絡をすることは、同僚にとっても迷惑を与えてしまいます。

しかし、「電話による連絡ができないほど体調が悪い場合」と「事前に休むことが決まっている場合」はメールによる連絡でも問題はありません。

メールでの休暇連絡が許されるケース

電話による連絡ができないほど体調が悪い場合

例えば体温が39度を超える高熱が出ていたり、喉の調子が悪く話すことができないといった体調不良の場合は、メールで社内に連絡をしても問題ありません。

しかし、同僚や上司の確認やその日の業務の引継ぎに問題を生じさせないため、始業1時間前には連絡をするようにしましょう。

事前に休むことが決まっている場合

有給休暇や冠婚葬祭など、事前に休むことが決まっている場合は、事前のメール連絡でも問題ありません。

ただし、その際はメール本文に休む期間とその理由を明記する必要があります。また、緊急の連絡先として、携帯電話の番号を記載しておくとさらに良いでしょう。

メールを送る際のポイント

ただ一言、「休みます」だけではどんなに社内向けのメールだとしても、不躾なものとして扱われてしまいます。そこで、件名やメール本文に工夫をする必要があります。

社内に休暇を知らせるメール件名

件名:欠勤する理由と名前の記載

休んでいる間の業務を同僚たちへ引継ぎをお願いするためにも、見落としやメールが開かれないといったことを防ぐ必要があります。

そのため、一目で内容のわかる件名にする必要があります。

メールの本文

メール本文:お詫びと欠勤理由、期間、お願い事項の記載

期間がなくては、同僚たちはどこまで業務をカバーすべきかがわからないので、何日間の休暇なのかといったことは必ず記載しましょう。

また、お願い事項を記載しないと、何をすべきかの判断もできません。

現在自分が対応している業務の中でも、休暇期間にやらなくてはならないことを簡潔にわかりやすく書いた方が好ましいです。

ここを見落とされると、メールで連絡をしても、意味がないものとなってしまいます。

欠勤理由は「体調不良」や「冠婚葬祭」といった内容で問題ありません。詳細なことまで記載をする必要はないでしょう。

メールの最後はお詫びの言葉を添えると、読んだ相手にも誠意は伝わることでしょう。

それでも休みづらい場合

皆が働いている中で休みを取りづらい、一人だけ抜け駆けをするようで気にしてしまう。

こういった声はよく聞きます。しかし、これは我慢をするということに他なりません。

有給休暇の取得は就業規則にも決まっている労働者に与えられたものです。だから、有給休暇を取ること自体には何の問題もありません。だからこそ、メールで事前に仕事を引き継げるようにすべきなのです。

ただ、体調不良で休んだり、冠婚葬祭を理由に休暇を取ろうとするだけで、周りから白い目で見られたり、業務のサポートをしてくれるような同僚がいなかったり、上司への休暇申請が出しづらいと感じる場合は、あまり労働環境が良いと言えないのかもしれません。

先ほども申しましたが、有給休暇の取得は労働者に与えられたものです。それを行使すること自体には何の問題もありません。

もしも休暇を取りづらい場合は、会社を変えることも検討するのも一つかもしれません。

まとめ

休暇の連絡は電話で行うことが基本とされていますが、メールでも行うことはできます。

ただその場合、状況と連絡をするときのメール本文などに気を遣う必要があります。

絶対にやってはいけないということではないので、状況を把握しつつ、メールでの休暇連絡を行ってください。