こんにちわ!こんばんわ!女性営業マンとして日々奮闘しているなっちゃんです!

メールは電話や訪問に比べ、コストが掛からないので重要な営業ツールの一つと言えるでしょう。リモートワークによる仕事も多くなってきているので、これまで以上に活用する機会が増えるでしょう。

しかし、営業メールの書き方に困っている方は多いのではないでしょうか。

営業メールは状況によって書き方が変わります。例えば新規に取引を行いたい先と既に会ったことのある顧客とでは、当然書き方が違うものとなります。

今回は営業メールの書き方について、状況別に実際の例文を交えながらご紹介します。是非、今後の営業活動に役立ててください。

面識の無い相手への営業メール

初回訪問打診の営業メール送信時に気を付けるポイント

  • 件名
  • 構成
  • メール本文

過去に取引をしたことがなく、まだ面会したこともない相手に対して送るメールは、開封される可能性が低いので、いかに読んでもらうかを考える必要があります。

何よりも開封されなければ意味がありません。メールを見てもらうために、まずは件名に気を遣うことは必須です。

そして、商談率を高めるためには構成と文章の書き方にも注意すべきでしょう。

開封率を左右する件名

メールの件名は開封されるかどうかを大きく左右します。そのため、件名の付け方は非常に重要です。

特に相手はまだ会ったこともない人なので、知らない人からのメールは見ないでゴミ箱に捨てられてしまう可能性が高いです。

そこで、開封してもらうためには相手に対して印象に残るような件名にする必要があります。

例えば、

  • アポイントのお願い
  • ご訪問依頼

上記のような件名だと、何のことなのかがさっぱりわかりません。具体的な内容を件名にも書いて、相手に何をお願いするのかを理解させる必要があります。

例えば、

  • □□サービスご紹介のお願い(株式会社△△:■■)
  • □□に関する面談のお願い(株式会社○○:■■)

このように、何をしたいのか、どんなことをお願いしたいのかをメール件名に書かないと、どんなメールの内容なのかがわからず、開封率が低くなってしまいます。

メールを開ける前に、どんな内容が書かれているのかを伝えないと、スルーされてしまうと考えた方が良いでしょう。

そして、初めて送る相手なので、送り元の会社名と自身の名前を件名に入れて、どの会社の誰から送られてきたものなのかを明らかにすべきです。何者かわからないメールは怪しいので、開封されないと考えた方が良いです。

次に全体の構成を考えましょう。

構成の考え方

構成はある程度、テンプレートとして持っておくと良いでしょう。

一般的なメール本文の構成

  • 宛名
  • 挨拶、自己紹介
  • メール送付の目的
  • 本文
  • 結び
  • 署名

初回訪問を打診するメールにおいて、構成が大きく変わることはないので、一度構成を作り、メール全体を作成しておけば、使い回すことができます。

構成ができたら、メール本文の作成です。

シンプルでわかりやすい本文

メールの文章はわかりやすく、簡潔である必要があります。相手がたくさんのメールを確認する際の時間を短くするためです。

冒頭が回りくどくて、わかりづらい文章だと途中で読むのを止めてしまう恐れがあります。伝えたい内容のポイントだけを書くようにしましょう。

また、メールを読んだ相手にどんなアクションを取って欲しいのかを、明確に伝えることも心掛ける必要があります。

そして、初めてメールをする相手になりますので、印象を良くする姿勢も持ちましょう。フォーマル過ぎても固い印象を持たれてしまいますので、少しだけカジュアルさを混ぜることもポイントです。

初回訪問をお願いするメール例文

それでは初回訪問をお願いするメール例文を見てみましょう。

初回訪問を打診する営業メール例文

件名:
□□に関する面談のお願い(株式会社○○:■■)

本文:
●●株式会社
△△様

はじめてご連絡させていただきます。
株式会社○○の■■と申します。

この度、貴社ホームページを拝見し、▲▲事業において
弊社の□□がお役に立てるのではないかと思い、
ご連絡を差し上げました。

弊社サービスをご活用いただくことで、
貴社ビジネスへのお力添えをできたらと考えております。

尽きましては、是非直接ご説明させていただきたいのですが、
1時間ほどお時間を頂けませんでしょうか。

当日は、サービス内容の詳細や導入事例、
貴社でのご活用イメージについて具体的にお話しできればと思います。

【候補日時】
○月○日(○曜日):00:00〜00:00
○月○日(○曜日):00:00〜00:00
○月○日(○曜日):00:00〜00:00

△△様のご都合に合わせてお伺いいたしますので、
ご一報頂けますと幸いです。

お忙しい中、大変恐縮ですが、何卒よろしくお願い申し上げます。

——————–
株式会社○○
■■
住所:
電話番号:
メールアドレス:

訪問希望日時を3つから4つ提示し、相手に都合の良い日時を選んでもらうようにすると良いでしょう。選択肢がある方が断られる確率が下がるというメリットがあります。

このようにメールを開ける前の件名で、どんな内容なのかを明確にし、メール送信元が何者なのかを理解してもらうことで、まずは開封率アップにつなげます。

そして、メール文章は簡潔に書いて、短時間で読める内容にしましょう。

自社サービスを提案するメールの例文

続いて、面識の無い相手に商品を提案するメール例文を見てみましょう。

面識の無い相手に自社サービスを提案するメール例文

件名:
□□□に関するご案内(株式会社○○:■■)

本文:
●●株式会社
△△様

突然のご連絡大変失礼いたします。
株式会社○○の■■と申します。

この度、弊社のサービスをご提案させていただきたく
ご連絡を差し上げました。

今回提案するのは、□□□となります。
こちらの特徴は、xxxxなことができるため、
xxxxな点において評価をいただいております。

現在、無償トライアルを提供しております。
○月○日までの期間限定となります。

是非、貴社において評価いただけないでしょうか。
前向きなお返事をいただけましたら、すぐに実施できるようにいたします。

ご多忙の中、恐縮ですがご検討のほど、よろしくお願いいたします。

*詳しいサービス説明については、下記Webサイトにて閲覧可能です。
大変お手数ですが、下記ページよりご覧下さい。
http://www.xxxxx.xxxx.co.jp

——————–
株式会社○○
■■
住所:
電話番号:
メールアドレス:

サービスの提案は、無償トライアルといった期間限定キャンペーンのような特価対応を行った際に、営業メールとして送付すると効果があるでしょう。

面識のない相手へのメールを送ることは、相手が見えないのでやり辛さはありますが、営業ツールとしてはとても効率的なものなので、是非活用してください。

なお、特に新規開拓をメインに行う営業パーソンは、【飛び込み営業向け】アポにつながる営業メールの書き方のコツを教えますもご覧ください。

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なっちゃん
初回訪問を打診する際の営業メールは、電話に比べても低コストで実施可能です。タイトルやメール本文に気を遣い、積極的に活用しましょう。

面識のある相手への営業メール

メールを送る相手を既に知っている場合、相手との関係性にもよりますが、そこまで畏る必要はないでしょう。営業メールと言えど、通常のメール内容で大きな問題はありません。

しかし、面識のある相手であれば、電話を掛けることもできます。

それでは、電話とメール、連絡をするにはどちらが良いのでしょうか。

電話とメール、連絡はどちらが良いのか

例えば、訪問アポイントは電話で行い、あとで日時の確認としてメールを送ることを選ぶ方もいます。それは、電話による会話の方が、聞けることも多いからです。

一方で、相手の時間を使うことを嫌がる人はメールによる連絡を好みます。それにメールであればエビデンスとして残りますし、いつどんな内容を送ったのかを後で証拠として出すこともできるからです。

しかし、一番重要なのは、自分自身の営業スタイルではなく、相手がどのようなタイプなのかです。

メールを好む相手と電話を好む相手がいる

実際にメールばかりで電話も訪問もしてこないということで、お叱りを受けたことのある製造業の営業パーソンもいますし、電話でなくメールにして欲しいとリクエストされた広告代理店の営業パーソンの話も聞いたことがあります。

そのため、業界によって大きく分かれる傾向があるかもしれません。例えば製造業の現場に近い人であれば、電話や実際の訪問を好む傾向がありますし、一方でIT業界や広告業界などの場合はメール連絡の方が良いかもしれません。

そして、相手の立場も影響するでしょう。忙しく動き回っている人なのか、それとも会社のデスクに座っているような人なのか。どのような仕事をしている方なのかは意識する必要があります。

また、相手の年代も関係があるかもしれません。その昔はメールという便利なものは無かったので、特に中小企業の年配社長は電話して、訪問をした方が気に入られる可能性もあります。

ただ、あくまでそのような例があるだけであり、連絡を取る相手がどのような手段を好むのかは、面談時などに直接聞いてみると良いでしょう。

そのため、残念ですが電話とメールのどちらが良いかという問いに対する明確な答えはなく、相手ごとに違うという答えになってしまいます。

営業メールの方が効率が良い場合もある

しかし、間違いなくメールで連絡をした方が効率が良いこともあります。

例えば新サービスを顧客へ一斉に知らせたい場合、電話よりもメールの方が効率的です。同じ情報を短時間で集中して多くの顧客に知らせることをできるからです。

このように多くの顧客に同じ情報を送りたい場合、面識ある顧客にも営業メールを活用すると良いでしょう。

新サービスを知らせるメール例文

それでは実際に新サービスを知らせるメール例文をまずは見てみましょう。

新サービスを知らせるメール例文

件名:
新サービス「○○○」についてのご紹介

本文:
●●株式会社
□□様

いつも大変お世話になっております。
株式会社■■の△△です。

この度、弊社より新サービス「○○○」がリリースされました。
従来のサービスと比較しますと、
・特徴1
・特徴2
・特徴3
といった新たなサービスを追加したものとなります。
貴社に対してもお役立ちできるものではないでしょうか。

是非とも今後、貴社にて導入のご検討をお願いいたします。

詳細については弊社下記サービスページをご覧ください。
http://www.xxxxxx.xxxxx.co.jp

詳細なご説明などが必要な場合は喜んでさせていただきます。
その他、ご不明点などございましたら、お申し付けください。

以上、よろしくお願いいたします。

—————
株式会社■■
△△
住所:
電話番号:
メールアドレス:

面識のある相手へのメールなので、そこまで固い文章にする必要はありません。

また、新サービスの紹介などの従来とは違うものを紹介する場合、メール文章内にも簡単な特徴やメリットなどを記載すると良いでしょう。メールだけでも何がこれまでと変わるのかを伝えるべきです。

そして、サービス詳細が書かれている自社ホームページのリンクを貼ったり、添付ファイルを送るなどして、メールからサービスを知ってもらう導線を作りましょう。

このメール配信後、例えば電話をして、このサービスについてどう思うか、あるいは訪問させてくれないかと、会話のきっかけに使うというのも一つの手段です。

営業メールを送ることで、さらに効果的な営業活動にすることができるでしょう。

サービス終了を知らせるメール例文

一方で、これまでのサービスが終了するようなこともあります。ネガティブなことではあるかもしれませんが、このような情報も営業メールで伝達することも可能です。

それでは例文を見てみましょう。

サービス終了を知らせるメール例文

件名:
サービス「○○○」終了のお知らせ

本文:
●●株式会社
□□様

いつも大変お世話になっております。
株式会社■■の△△です。

弊社では従来より「○○○」を提供してまいりましたが、
▲▲▲の事情により、安定的なサービス提供が難しく、
ご利用状況を鑑みてサービスを終了させていただきます。

サービス終了日:20xx年xx月xx日

これまでご利用を頂いてき、誠に有り難うございました。
そして、皆様には大変ご迷惑をお掛けいたしますが、
何卒ご理解のほど、よろしくお願い申し上げます。

今後の新しいサービスについては、別途ご連絡をいたします。

今後とも株式会社■■をよろしくお願いいたします。

—————
株式会社■■
△△
住所:
電話番号:
メールアドレス:

サービス終了時には、いつ終わるのかを明確に伝達することは必須です。

また、これまでの感謝やお詫びについてもメール本文に記載すると良いでしょう。

そして、その後のサービスが決まっている場合は、その案内もすべきですし、決まっていなかったら、改めて連絡する旨を書きましょう。

面識の無い相手に比べ、顔も知っている相手へのメールの方が難しく考えることは無いでしょう。

また、メールはあくまで営業ツールの一つなので、特に既存顧客に対しては、メール以外の手段でのコミュニケーションも行うようにしてください。

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なっちゃん
面識のある相手にはそこまで畏ったメールを送る必要はありません。相手との関係性を考慮した上で、自分の言いたいことを書くと良いでしょう。

まとめ

いかがでしたでしょうか。

面識のある相手と無い相手に対する営業メールの書き方について触れてきました。もちろん、これ以外のケースもあります。

しかし、特に難しいのは初回訪問を打診する営業メールではないでしょうか。面識にある相手に対しては、そこまで考え込むことは無いかもしれません。

では、最後にポイントをまとめます。

  • 内容がわかる件名にする
  • メール文章はわかりやすく、簡潔に書く
  • 訪問を依頼する時は複数の日時を提示する

営業メールを効率良く使い、営業活動に活かしてください。