こんにちわ!こんばんわ!女性営業マンとして日々奮闘しているなっちゃんです!

近年、働き方改革の一環として、多くの企業が導入し始めているテレワーク。2020年4月からは新型コロナウイルスの拡大により緊急事態宣言が発令され、時間や場所にとらわれず個人の能力を柔軟に生かせる働き方として、より一層注目を集めています。

しかし、新型コロナウイルスによって急遽テレワークを導入したという企業では「準備不足」のため管理方法や環境整備が不十分な状態での導入となり苦労していると言う声も少なくありません。

何かが起きてから対策をしても後手後手に回ってしまうのは避けられない為、テレワーク導入を準備するには、早いに越したことはありません。

この記事では、テレワークについてのメリット・デメリットを知った上で、どの様な対策が必要かを解説しています。正しい知識をつけて準備不足による会社への悪影響を事前に防ぎ、よりスムーズなテレワーク導入を目指しましょう!

テレワークとは

テレワークの定義

まず、テレワークについて簡単に振り返っておきましょう。  
一般社団法人日本テレワーク教会により、テレワークは以下の様に定義されています。

テレワークとは、情報通信技術(ICT = Information and Communication Technology)を活用した、場所や時間にとらわれない柔軟な働き方のことです。
テレワークは働く場所によって、自宅利用型テレワーク(在宅勤務)、モバイルワーク、施設利用型テレワーク(サテライトオフィス勤務など)の3つ分けられます。

一般社団法人日本テレワーク教会

少し難しいですね。笑
私自身、きちんと理解できているか不安な単語があった為、調べて見ました。 

ICTとは

ICTとは「Information and Communication Technology(インフォメーション アンド コミュニケーション テクノロジー)」(情報通信技術)の略で、通信技術を使って人とインターネット、人と人とが繋がる技術のことを指します。代表的な例として「メール、チャット、SNSの活用、通信販売の利用、ネット検索」等があげられます。

在宅勤務とは

在宅勤務とは、会社のオフィスに出勤をせずに、自宅を就業場所として働く勤務形態のことをいいます。主にノートPCなどのIT機器を使って作業し、会社との連絡は、インターネットを使ったコミュニケーションツールや電話、FAXなどを使って行います。

モバイルワークとは

モバイルワークとは、車内や顧客先、カフェ、出張先などを就業場所として働く勤務形態のことです。

サテライトオフィスとは

サテライトオフィスとは、企業や団体の本社・本拠地から離れた場所に設置されたオフィスのことです。本社・本拠地の「サテライト=衛星」のように存在することから、このように名付けられています。
サテライトオフィスと支店・支社との違いは、用途にもよりますが、より小規模な営業所を指す場合が多く、「都市型」「郊外型」「地方型」の3つに大別することができます。

つまり、メールやチャット等を活用し、普段使用しているオフィス等の場所や勤務時間にとらわれない働き方、ということですね。

「リモートワーク」と「テレワーク」の違いは?

テレワークによく似た言葉として「リモートワーク」という言葉があります。

テレワークは「tele = 離れた所」と「work = 働く」を合わせた造語です。

リモートワークは「remote = 遠隔・遠い」と「work = 働く」の2つが合わさって出来た造語なので、意味的には殆ど同じ意味になるので、どちらが正解と言う様なことはありません。

ただし、日本でのテレワークの定義は前述した通りなので、ICTを活用する、と言う点においての使い分けはできそうですね。また、一般的に自治体・省庁・大企業は「テレワーク」、IT業界では「リモートワーク」を使う会社が多い様です。

それでは、簡単な振り返りが終わったところで、テレワークのメリット・デメリット、そしてそれに対する対策について見て行きましょう!

テレワーク導入のメリットとは?

まずはテレワークを導入した際のメリットについて見て行きましょう!

企業側・従業員側とそれぞれの目線に立って解説して行きます。

「企業側」のメリット

1.優秀な人材の確保

優秀な人材に力を発揮してもらうには、あなたの会社で働く意義を見い出して貰わなければなりません。テレワークでは場所や時間を有効に使える為、そうした方々が効率よく作業を進められるよう、それぞれに合った作業時間・環境、ワークライフバランスを提供できます。 

グローバル化が急速に進む中で、Web面接を活用し、より広い範囲から人材を募集・採用できるので国籍・地域にとらわれない人材活用が可能となります。

また、介護・育児により場所・時間に制限がある方、就労意欲がありながらも、持病・障害等で通勤が困難な方々の中にも、スキルや知識が豊富な人材が多くいらっしゃいます。

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この様な方々に、あなたの会社で戦力として働いてもらうことは、企業の大きな強みにも繋がるのではないでしょうか!

2.オフィスコストの削減

テレワークを導入することで様々なコストが削減できます。

(1)ワークスペースの削減

多くの企業では、従業員1人に対してひとつづつ、机や椅子が用意されていると思います。また、会議室や応接室、カフェスペース等を設置し、従業員が働きやすい環境を整えている会社も少なくありません。この様に、現在では当たり前のオフィスコスト(賃料)として考えられているものも、テレワークを導入すれば、全従業員が毎日オフィスへ出勤することが無くなるため、個々の執務スペースを用意する必要が無くなります。

また、定期的な従業員の出社を課している場合でもフリーアドレス制にすることによりオフィススペースを効率的に利用できます。

フリーアドレス制とは

フリーアドレス制とは、オフィスで従業員が個々の専用デスクを持たず、空いている席を自由に使って仕事をするというスタイルです。
導入には社内のどのスペースでも利用できるネットワーク環境、従業員の入退室の管理、書類保管用スペースの確保等の準備が大切となります。

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フリーアドレス制を導入するには、事前準備が欠かせせない様ですね!
(2)電気代の削減

先に述べた、オフィスのスペース・賃料だけでなく、出社する従業員の減少に伴い、照明や空調利用による電気代も大幅に削減できます。総務省の試算(平成23年度)では、オフィス利用の一人当たりの電力消費量は約43%削減されると言われています。

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電力消費量の削減量が思ったよりも多いことに驚きですよね!
(3)印刷コストの削減・紙の保管スペースの削減

業務に必要な資料や書籍をデータ化することで紙の保管コスト、印刷コストの削減になります。また、データ化した資料を、社外からのアクセス可能にすることで、資料のやり取りや修正、FAXの手間などを省き、業務の効率化にも役立ちます。

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社会全体として、紙媒体の電子化が進んでいる中、データ化に移行する良い機会かもしれませんね!

3.非常事態時における事業継続性の確保

地震や台風の様な自然災害により、本社やオフィスのある地域が壊滅的な被害を受けたり出勤に影響を受けた際にもテレワークは有効です。被害の無い地域にいるテレワーカーに業務を分散したり、交通機関の乱れにも影響されず、自宅でもに業務に当たれる為、経営への影響を最小限に抑えられます。

新型コロナウイルスの様な、急な感染症が流行した際も、人との接触を防ぎ、感染拡大を抑えることにも大変有効です。

実際に何かが起きてから対策したのでは間に合いませんし、テレワークを導入するための準備は、早いに越したことはありません。

実際に、新型コロナウイルスが流行する以前からテレワークを導入していた企業は、そうで無い企業を比較すると、事業継続性に関して、かなり大きな差が見られています。

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事業継続性が確保されるのは企業にとってかなり大切なことですよね。何か起きてからでは後手後手に回ってしまうので、今のうちから少しずつでも準備を進めておくことが大切になりますね!

4.離職率の低下

テレワークを導入することで、多様な働き方を提供できるので、従業員の会社に対する満足度も上がり、急なライフバランスの変化が発生した従業員に対しても、退職以外の選択肢を提案できる為、離職の防止に繋がります。

また、既存の従業員の会社に対する定着率が向上することで、経営者の心理的不安は大幅に減少しますし、採用コストの削減にも繋がります。

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急なライフバランスの変化によって退職せずに、働き続けられるのはすごくありがたいし、企業から見ても得ですよね!
採用コストの他にも、新しく入社した社員の教育にかかるコストも削減できるのでは無いでしょうか!

5.企業イメージの向上

テレワークを導入している企業は、ホワイト企業と見られることが多くあります。近年、ライフワークバランスを重要視する社会になってきており、採用時のブランディングとしてもテレワーク導入を導入することは有効です。

実際に、株式会社DYMが2021年卒業の就活生を対象に「入社の際に重視することは?」として調査を行ったところ、「テレワーク・リモートワークなど場所に縛られない働き方」と回答した学生は321人という結果が出ました。

出典:株式会社DYM「就職活動に関する調査

また、上位2つの内容として「残業時間の上限規制」、「男女にかかわらず育児や介護と両立できる業務制度の推進」となっており、まさにライフワークバランスの充実が重要視されているということが分かりますね。

続いては従業員から見たテレワーク導入に対するメリットを見てみましょう!

「従業員側」のメリット

1.生産性・効率性の向上

テレワークを導入すると従業員はそれぞれ離れた場所で業務に当たります。その為、イレギュラーな打ち合わせや、顧客の訪問で作業を中断されることが無くなり、集中して業務に取り組むことができます。

また、一般的にWEB会議を行うと、無駄な会話が減り1時間の会議が30分で済む様になったという報告も多数上がっています。資料をデータ化することで、紙での配布の必要がなくなり、事前に会議の内容を共有する等の工夫をすることで更に効率を上げることも可能です。

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確かに、気がついたら無駄話をしてしまっていることがあります!そういったものが無くなることで自然と生産性も上がりますよね!

2.ワーク・ライフ・バランスの向上

テレワークで「在宅勤務」や「モバイルワーク」を導入すると、人によっては片道1時間以上かかる出勤時間が大幅に削減できたり、場所・時間の制限なく仕事ができる為、ワークライフバランスの向上に繋がります。

(1)家族との時間・趣味に充てる時間が増える

出勤時間によって自分の時間が増えることによって、家族と過ごす時間を増やしたり、趣味に充てることのできる時間が自然と増えます。この様にリフレッシュの時間を取りやすくなることで、仕事に対する集中力・やる気にも繋がります。

(2)育児と仕事の両立

育児と仕事を両立することに心身共に負担を抱え、仕事を諦めてしまう方も少なくありません。その様な方々にも、在宅勤務や出勤時間を保育園の送り迎えの時間に充てるなど柔軟な働き方が提供できる為、従業員の仕事に対するモチベーションも向上します。

(3)介護と仕事の両立

介護と仕事との両立も心身共にかなりの負担がかかります。人によっては一日中目が離せないという方もいらっしゃいます。この様な方にもテレワークは有効で、時短勤務と併用することで、負担を減らしながら働くことも可能です。

また、育児・介護と仕事の両立している従業員への働きやすい環境づくりは、少子高齢化社会に対し積極的に取り組んでいるとして、企業のイメージアップにも繋がります。

(4)住む場所を選ばない

場所と時間の制限を無くすことで結婚や、一身上の都合での急な引越し等による退職をする必要がなくなり仕事を続けることが可能になります。

また、首都圏などの賃料の高い場所から地方に引っ越す事で、生活に対する固定費が減り、ライフワークバランスの充実を図ることにも繋がります。

インターネットが繋がればどこでも仕事ができる為、業種によっては世界中どこにいても、旅をしながら仕事をすることも実現できるかもしれません。

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企業側としてのコストもそうですが、従業員側のとしても様々なコストカットに繋がりますね!

この様に、テレワークを導入することには多くのメリットがあります。しかし、それと同時に多くのデメリットも存在します。

ここからはテレワーク導入のデメリットについて紹介しそれに対する対策として効果的なものを紹介して行きます。

テレワーク導入のデメリットとは?

様々なメリットのあるテレワークですが、それと同時にデメリットも存在します。

ですが、そのデメリットを正しく理解し、正しい準備・対策をすることで問題を未然に防ぐことが可能です。

「企業側」のデメリット

1.セキュリティリスクが高まる

テレワークでは在宅勤務の他に、カフェやコワーキングスペース、図書館などの不特定多数の人が出入りする場所にパソコンやタブレットを持ち込み業務を行うといったケースも発生します。この様な場所では盗難や忘れ物等の不注意による情報漏洩のリスクが一気に高まります。

対策

総務省の「テレワークセキュリティガイドライン(第4版)」により、「ルール」「人」「技術」のバランスがとれた対策の実施が大切だと解説されています。

・ルール
テレワークを行うに当たってのルールを取り決め、従業員に共有する。

・人
セキュリティ対策の「ルール」「人」「技術」のうち、実施が最も難しいの
は「人」の部分です。ルールを定着させるため、関係者に教育・自己啓発をすることにより趣旨の理解、ルールを遵守することでどの様なメリットがあるのか、ということについて自覚してもらう為の働きかけが大切となります。

・技術
「ルール」や「人」では対応できない物に対して、「認証」、「検知」、「制御」、「防御」を対策ツール等により自動的に実施しセキュリティ維持のための対策を講じておく必要があります。

ルールや技術を導入するのはもちろんですが、それをいかに従業員へ教育できるかが鍵となります。

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ルールやシステムを構築したからといって安心せず、実際に運用していく従業員の認識、理解が不可欠ですね!

2.勤怠管理の複雑化

テレワークでは従業員がオフィス以外のところで働くことになる為、それぞれの従業員がどの時間働いたのかを管理することが難しくなり、サボる社員や、長時間労働を余儀なくされる社員との差が増えるなど、勤怠管理の煩雑さに繋がります。

対策

まず考えられるのは業務履歴の作成や、パソコンへのログイン状況・作業内容を遠隔で管理できるツールの導入です。ツールとしてはPCの稼働時間・アプリの時間管理・画面キャプチャを撮影できる物等、様々なものがあるので、勤怠管理の煩雑さを解消するにはかなり有効です。しかし、業務内容によってはツールにより全てを管理するのが難しいものもあるため、そういった場合は併せて業務履歴のフォーマットを作成するのも有効な方法です。

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様々なツールが存在するので、企業、従業員、それぞれの目線から見て、企業にあったものを慎重に選定することが大切です!

3.コミュニケーションが少なくなる

テレワークを導入すると社員がそれぞれ離れた場所で働くことになるため、コミュニケーションの機会が減少し、業務に対して様々な弊害が出てきてしまいます。

(1)部下のマネジメントがやり辛くなる

上司が部下をマネジメントしていく中で、問題解決力・コミュニケーション力・目標設定力など様々なスキルを管理する必要があります。こういったスキルは会社の組織の一体感を基に発揮されることが多いため、テレワークを導入しそれぞれが離れた場所で働くと、この一体化を持たせるのに苦労します。結果、マネジメントが非常に困難になっていくのです。

(2)チームワークが悪くなる

それぞれが離れた場所で仕事をしているため情報共有がスムーズに行かなくなったり細かいニュアンスでの伝達が困難になり、仕事に対する一体感が減少します。また、チームビルディングの方法としての社内レクリエーションや飲み会などの開催が困難なるため、こういった方法でのチームワークを形成している会社ではチームワークが悪化する可能性があるでしょう。

対策

この様なコミュニケーション不足による弊害を解消するには、リアルタイム双方向コミュニケーションツールの導入が有効です。SlackやChatwork等のチャットアプリ、ZoomやSkype等のビデオ通話アプリがそれに当たります。簡単な情報やファイルの共有はチャットアプリ、顔を合わせての打ち合わせや大人数でのミーティングはビデオ通話アプリを使用すると良いでしょう。Zoomに関しては一度に1000人まで同時通話できるため大規模な講演会や会議にも対応できます。

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業務を効率的に進めるにはコミュニケーションは大切なポイントですね。後々問題が出てくる前に対策しておきましょう!

「従業員側」のデメリット

続いては従業員目線でのデメリットについて見て行きましょう!

1.仕事と仕事以外の切り分けが難しい

テレワークを導入すると、スケジュール管理を自己責任で行うことが多くなり、自分自身での時間管理が苦手な方には難しいかもしれません。また在宅勤務の場合には仕事専用スペースを確保できない人も多く、気が散ってしまい、気付いたら他のことをしてしまっているということも少なく無いでしょう。

対策

まず、スケージュール・タスク管理アプリの導入です。時間を管理できるものや、他の人とタスクリストの共有もできるため、自分だけでは、ついサボってしまう人も他人とタスクを共有し自分にプレッシャーをかけることで、タスク管理がスムーズになるでしょう。
また、作業スペースに関しては、仕事専用スペースを確保できる人はそう多くは無いと思います。人間は目に入るものを脳が勝手に認識してしまいます。机の上や目に入る範囲に仕事以外のものを置かないよう心がけることで、脳の負担を減らし、より仕事に対しての集中力を高めることに繋がります。

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どうしても陥ってしまう問題ですよね。程よい緊張感で作業効率を高めましょう!

2. 運動不足になりやすい

テレワークをすることで最も注意しなければいけないことは運動不足と言われています。通勤やお客様先への訪問などをする機会が激減するので運動不足により健康状態に支障をきたす恐れがあります。

対策

「1日8000歩」歩くと糖尿病や高血圧の予防に効果があると言われています。また免疫力UPやがん・糖尿病の予防に効果のあると言われているビタミンDは日光に当たることで体内に生成されます。仕事の間に立ち上がって軽いストレッチをすることや、朝起きてから家の周りを少し歩くなど、ちょっとした時間を工夫して健康被害を最小限に抑えましょう!

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身体を動かしたり日光に当たることは、鬱の予防にも繋がります!毎日少しずつでも良いので実践してみてはいかがでしょうか!

テレワーク導入に失敗しないために

このように、テレワークには企業側、従業員側からの視点で様々なメリットデメリットがあり、それに対しての対応策を明確に認識しながら導入を進めていくことが大切となります。

ここでは、テレワークの導入に失敗しないために抑えておくべきポイントを紹介します。

全社員一丸となる

経営層の独断で導入を進めるのではなく、従業員の意識付けが必須となってくるので、従業員の意見を吸い上げながら全社一丸となって取り組むことが大切です。

チームの作成

テレワーク導入には、業務プロセスの改革が伴い、取りまとめに苦労することも多いため、各部署の代表を選出しチームを作成してテレワークの導入を順番に、または交代で実施していくということも、コミュニケーション不足による業務への悪影響を減らす方法として効果的です。

対応できない業務従業員のフォロー

テレワークはICTを活用しての業務となるため、部署によっては導入できないところも出てくるかと思います。

従業員同士の不公平感や格差を減らすため、そういった従業員に対してどの様なフォローを行うか、慎重に検討し対応していくことが大切です。

テレワークに適している業務

・資料の作成、情報収集
・データ入力チェック、修正
・経理や会計などの事務作業
・プログラミングなどシステム開発
・建築設計やデザイン
・原稿や論文の執筆、編集構成
・eラーニング等を使用した在宅研修

まとめ

いかがだったでしょうか。

テレワーク導入には企業側・従業員側それぞれの視点から見てもたくさんのメリットがあります!

メリットまとめ

企業側
・優秀な人材の確保
・オフィスコストの削減
・非常事態時における事業継続性の確保
・離職率の低下
・企業イメージの向上
従業員側
・生産性・効率性の向上
・ワーク・ライフ・バランスの向上

しかしそれと同時にデメリットが存在することも忘れてはいけません。

デメリットまとめ

企業側
・セキュリティリスクが高まる
・勤怠管理の複雑化
・コミュニケーションが少なくなる
従業員側
・仕事と仕事以外の切り分けが難しい
・運動不足になりやすい

それぞれのデメリットに対して、この記事で紹介した様な対策を講じることで、未然に業務に対する悪影響を防ぐことができます!

また、テレワーク導入に大切なのは従業員の正しい理解と意識付けです。経営層の独断で導入を進めるのではなく、社員の声を聞き、全社一丸となってテレワーク導入の成功を目指しましょう!

最後まで読んでいただき、ありがとうございました!