こんにちは！こんばんは！女性営業マンとして日々奮闘している「なっちゃん」です！
「仕事が多すぎて優先順位が分からない」「営業事務の業務を効率化したい」
この記事は営業事務の業務改善に悩む方、もっと効率よく業務を進めたいと考えている方向けに書かれています。
営業事務には電話応対や受発注の手配、納期管理や細かな事務処理など、顧客と自社の橋渡し役として様々な業務があります。業務量が多く〆切に追われることも珍しくありません。
業務量のあまりミスをして、新たな尻ぬぐいの仕事を増やしていては本末転倒ですよね…。
この記事では、営業事務が陥りやすいミスと、業務改善の方法について紹介していきます。
目次
コツは業務の目的を明確にすること
営業事務は、文字通り「営業」と「事務」の両方を業務とする職種です。
営業アシスタントとも呼ばれます。会社における攻めと守りの両方の業務を受け持つため、あらゆる職種の中でも特に業務内容が多岐にわたることが特徴です。
営業事務の業務内容の例
営業事務の業務内容の一部を、ここで紹介します。
- 顧客からの受注データの作成
- 仕入れ商品の発注手配
- 顧客からの電話応対
- 製造部との生産納期打ち合わせ
- 来客時、営業が合流するまでの初期対応
いかがですか?
ご覧の通り、数多くの仕事がある営業事務ですが、業務内容の本質はシンプルです。お客様と自社の営業担当、製造部との橋渡し役の役割を求められているのです。
営業事務に求められるスキルは
つまり、営業事務に求められるスキルとは、
- 「お客様の希望や納期を守る」こと
- 「納期遵守の為に社内の人間と円滑なコミュニケーションを取れる」こと
電話応対の上手さ、来客応対時のマナーが分かる、ExcelとWordで事務処理が速いと言うことも大切ですが、会社の売り上げや利益に直結する業務ができてこそのものです。
ここの求められるスキルをしっかり理解しておくことが、業務効率の改善につながりますよ。
営業事務が陥りやすいミスとは｜業務改善のヒントを探す
納期管理が営業事務の至上命題です。業務内容の多さも相まって、納期に追われてパニックになるということは営業事務ではよく見られる光景です。
仕事をこなすために自己流で行った対策が、かえって事態の悪化を招くことも珍しくありません。
私が営業事務職として実際に陥ったミスの具体例を紹介します。
- 付箋を使いすぎて机周りが付箋だらけ
- メモ帳に書いたままタスクに入れずに納期忘れ
- 書類を整理できずに、資料を探すだけで時間がかかる
営業経験者であれば、経験したことのあるものばかりだと思います。失敗談こそ効率的な仕事術へのヒント！ それぞれ、どんな失敗に繋がったのか細かく見ていきます。
ミス① 付箋を使いすぎて机周りが付箋だらけ
付箋は、適度に使えば納期管理に役立ちます。
忘れてはいけない内容をメモ書きして、PC画面横に貼り付けます。常に目に入る位置に付箋がある事で作業忘れを防ぐことができるからです。
しかし、便利だからと言って使い続けると必ずPC周りが付箋だらけになります。付箋の枚数が増えていくと、便利だった付箋が途端にミス発生の温床になります。
- 付箋がはがれても気がつかない
- 貼った順番が分からなくなり、優先順位がぼやける
アナログな付箋を使いすぎたための弊害です。さらに顧客が来た際に大変見栄えが悪いという問題もあります。【付箋の量＝仕事を管理できていない姿そのもの】だと自覚する必要があります。
ミス② メモ帳に書いたままタスクに入れずに納期忘れ
営業事務は、あらゆる場所で新たな納期管理に直面します。
電話でお客様から不意に納期短縮を求められる、現場に行った際に担当者から納期の延長を求められるなど、いつも急に話を振られるので一時的にメモに書くことは日常茶飯事です。
メモ帳に書いたまま次の業務にあたってしまい、納期の管理を忘れてしまうことはよくあるミスの1つです。
ミス③ 書類の整理ができず、資料を探すだけで時間がかかる
ものを探す時間というのは1円の売り上げも発生しないため、最も無駄な時間の1つです。
毎日の仕事に追われるうちに、書類を整理する時間が無くなり机の中にとりあえず入れてしまった経験はありませんか? あっというまに机が書類だらけになって何がどこにあるか分からなくなります。
閑散期に時間を作って書類整理の仕組みを作ってしまえば、あとは1日10分程度いらない書類を捨てるだけで維持できるようになります。
そちらのコツについて、今から解説していきます。
営業事務の業務改善｜ミスの要因と無駄な時間を減らす
営業事務にとって、業務改善とは「ミスをなくすこと」と「時間を短縮する」ことの2つです。
ミスを無くして時間を短縮するコツは
- アナログのタスク管理をデジタルのアプリに切り替える
- 売り上げに直結しない無駄な時間を無くす
具体的な改善例を見ていきましょう。
改善① 付箋アプリ「Sticky Notes」を使う
忘れてはいけない仕事を一時的にメモをするための手段として、アナログの付箋の使用をやめてWindows10に搭載された付箋アプリ「Sticky Notes」を使いましょう。
「Sticky Notes」とは
Windows10に標準搭載された付箋アプリです。付箋アプリはPC画面上に付箋形式でメモを張り付けておけるため、アナログの付箋にはない数多くのメリットがあります。
「Sticky Notes」を使った時のメリット
「Sticky Notes」を使って、付箋をデジタル管理に切り替えることのメリットを見ていきましょう。
- 残したい情報量によってメモの大きさを自由に変えられる
- PC周辺に付箋を貼る手間、はがして捨てる手間がなくなる
- 付箋がはがれて紛失する心配がない
- 付箋を買う経費を削減できる
- メモの一覧では作成順にメモが表示されるため、作成した順番がすぐにわかる
ミスの発生予防・時間短縮・経費削減の3つのメリットが無料で手に入ります。
「Sticky Notes」はどんな人に向いているか
仕事の優先順位を付箋で管理している全ての人におすすめします。
仕事量の多さから、付箋の使用量が多い人ほど時短の効果も大きくなります。PC周りから付箋がなくなることによって【視界に入ってくる情報量】が少なくなるため、かえってスケジュールの組みなおしがしやすくなりますよ。
「Sticky Notes」の使い方
スタートメニューから「Sticky Notes」または「付箋」という名称のアプリを起動してください。
立ち上がったデジタルの付箋に、メモ書きやスケジュールを書き込んでいきます。作った付箋はドラッグしてデスクトップの好きな位置に貼ることも、保管して閉じておくこともできます。
- 付箋の大きさを自由に変えることができる
- 太字にしたり画像を挿入したり、Wordに近い感覚で使用
- 記入した内容は自動で保存されるため、間違って閉じても問題ありません
- アプリを右クリックして「新しいメモ」を選択すれば、新しい付箋をどんどん追加できます
- 「メモの一覧」で過去に作った付箋を簡単に呼び出すことができます
- 付箋の色も変更できる
付箋の色変更は、デスクトップに表示したときに予定の種類がすぐに分かるので便利です♪
参考｜YoutubeでSticky Notesの使い方を見てみましょう
YouTubeでもSticky Notesの使い方を紹介した動画がありますので、あわせてご覧ください。
もしWindows10未対応なら…
会社のPCがWindows10に未対応の場合でも、「付箋 無料アプリ」で検索してみて下さい。類似の無料アプリをいくらでも見つけることができますよ！
改善② スケジュール管理を「Googleカレンダー」に一本化する
出張がなく会社への出勤がメインの方であれば、アナログの手帳をやめてGoogleカレンダーにスケジュール登録を一本化しましょう。
Googleカレンダーを使うメリット
- PCとスマホの両方からアクセスできるため、手帳の持ち運び不要
- 色ペンを使わなくても業務の内容を色分けできる
- 権限の共有によって複数人で同じカレンダーを使える
スマホがあれば実物の手帳を買う必要はありません。付箋アプリと共通のメリットです。
1番大きなメリットは、メンバー同士で1つのカレンダーを共有できることです。カレンダーを見ればそれぞれの作業進捗と予定が一目で分かるため、進捗確認のための打ち合わせ回数を大幅に減らすことができます。
「Googleカレンダー」の便利な使い方
社用スマホがある方は、スマホアプリでの連携も可能です。外回りが多い営業の方とカレンダーを共有する際など、出先からもサクッと確認＆入力できるのでぜひ活用しましょう。
具体的な使い方は、動画で分かりやすく紹介されていますので、併せてご覧ください。
改善③ 売り上げに直結しない無駄な時間を減らす
5Sを徹底して机と棚の定位置管理を行う
ものを探す時間は1円の売り上げにもなりません。一目見て保管場所が分かるように5Sを徹底しましょう。
不要な書類は全て処分し、残す書類は種類ごとに細かくファイルしていきます。机の配置も詳細に決めておき、いつでも同じ位置に同じものがあるように色テープでスペースを区切っておけば完璧です。
▽「5S」については、こちらの記事でも詳しく紹介しています。
▽ 資料整理については、こちらも参考にしてくださいね。
内容が被る会議を洗い出して1つに絞る
日本の会社の生産性が低い理由の1つに、会議が多すぎるとことが原因の1つだと言われています。あなたの会社にも「会議Aのための打ち合わせB」あるいは「会議Aのための打ち合わせBの前の資料の読み合わせC」といったように、【準備のための準備会議】がありませんか?
上司も参加するような大きな会議をすぐに消すことは難しいですから、まずは身の回りの細かい打ち合わせから見直してみましょう。
会議の数を減らせば、会議室に集まるまでの移動時間や会議室から職場に戻るまでの移動時間も削減できます。話す内容とボリュームは同じでもトータルでは時間短縮につながるのです。
まとめ
営業事務の業務改善のコツは、ミスの発生要因を1つでも多く減らし、いかに効率よく仕事ができかを突き詰めていくことです。
アナログだった管理方法を、アプリに切り替えるだけでミスの発生を抑えることができます。また、売り上げや利益にならない無駄な業務を省くことが時間短縮の1番の近道です。
営業事務の業務改善方法をまとめました。
- 忘れてはいけない業務は付箋アプリを使う
- 納期管理にはGoogleカレンダーを使う
- 探す時間を無くすため5Sを徹底する
- 内容が被る打ち合わせを洗い出して1つにまとめる
1日数分ずつ業務を整理する時間に当てれば、優先順位が明確になり1日の仕事に道筋を立てることができます。ご自身の業務改善に、ぜひお役立てください。
最後までお読みいただき、ありがとうございました。