こんにちわ!こんばんわ!女性営業マンとして日々奮闘しているなっちゃんです!

人事異動や退職により、営業担当者が変更となる場合、顧客に対して知らせる必要があります。

当然、後任者を連れて顧客の元へ訪問することがベストですが、時間的な都合などにより、メールだけで済まさなければならないこともあるかもしれません。後任者も訪問前にメールを送った方が訪問し易いでしょう。

しかし、頻繁に送るメールではないので、書き方やマナーなどについて戸惑う営業パーソンもいるのではないでしょうか。

そこで今回は、営業担当変更のメール送信時のマナーや注意点について、例文を交えながら解説いたします。

営業担当変更メールの例文

営業担当変更のメールを送る時というのは、だいたい時間が無い時ではないでしょうか。そのような時、まず知りたいのはどのようなメールを送れば良いかということでしょう。

そこで、まずは担当者変更メールの例文をご覧ください。その後、注意点やマナーについてご説明します。

今回は前任者からの連絡として「人事異動」によるケース、「退職」によるケースの2つと、後任者が送るメールの例文をご紹介します。

人事異動による営業担当変更メールの例文

人事異動で営業担当変更となった場合に前任者が送るメール例文

件名:
株式会社○○ XXXX(自分の名前)【営業担当変更のお知らせ】

本文
株式会社□□
△△様

いつも大変お世話になっております。
株式会社○○のXXです。

本日は、貴社営業担当者変更についてご連絡いたします。

この度人事異動に伴い、○月○日付けで貴社の担当を外れることとなりました。
在任中は△△様に大変お世話になり、誠に有難うございました。

後任として、●●が貴社の担当をさせていただくこととなります。
私の一つ下の後輩であり、経験も積んできている人物です。

担当変更に伴い、△△様にご迷惑を掛けることがないように、引継ぎについては万全を期して行います。
今後も変わらぬご指導を何卒よろしくお願いいたします。

また、後日改めて●●と共にご挨拶に伺う所存ですが、取り急ぎメールにてご連絡をさせていただきます。

以上、何卒よろしくお願い申し上げます。

———-
(署名)

人事異動の日付を明記することが重要です。いつから違う部署への配属になるのかを相手に伝えなくてはなりません。

後任と共に訪問して挨拶をすることが礼儀ではありますが、どうしてもその時間を作れない場合は、後任者の連絡先(電話番号、メールアドレス)を記載し、改めて後任から連絡をさせるという内容でも良いでしょう。

また、メールに書く必要はありませんが、人事異動であれば同じ会社には所属しているので、後任と連絡はすぐ取れるというようなことも訪問時や電話で話すと安心感も与えられるのではないでしょうか。

退職による営業担当変更メールの例文

退職で営業担当変更となった場合に前任者が送るメール例文

件名:
株式会社○○ XXXX(自分の名前)【退職に伴う担当者変更のご連絡】

本文
株式会社□□
△△様

いつも大変お世話になっております。
株式会社○○のXXです。

本日は、貴社営業担当者変更についてご連絡いたします。

この度、○月○日をもって、一身上の都合により、株式会社○○を退職することとなりました。
△△様をはじめ、□□社の皆様には在職中に温かいご指導を頂きました。
誠に有難うございました。厚く御礼申し上げます。

後任には入社○年の私の部下である●●が担当いたします。
まだ至らぬ点があるかもしれませんが、経験を積んできており信頼もできる人物です。
これまで同様、ご指導ご鞭撻をよろしくお願いいたします。

後日、改めて●●と共にご挨拶に参ります。
ご迷惑をお掛けいたしますが、日程調整をお願いいたします。

なお、引継ぎについては滞りなく行いました。
安心していただければと存じます。

これまで大変お世話になりました。
改めて御礼申し上げます。

———-
(署名)

退職の場合も、退職日がいつなのかを必ず明記してください。いつまで在籍しているのかを知らせるためにも重要です。

また、退職の場合は件名にその旨を入れると良いでしょう。退職となると、その後は会社から去ることになるので、これまで信頼関係を築いてきた顧客にとっても、今後連絡を取ることができなくなります。

ただし、退職について文面で詳しく書く必要はありません。一身上の都合で問題ないでしょう。

後任者が送る営業担当変更メールの例文

担当変更のメールを後任者が送る場合の例文

件名:
株式会社○○ XXXX(自分の名前)【着任のご挨拶】

本文
株式会社□□
△△様

いつも大変お世話になっております。
株式会社○○のXXです。

この度、貴社のご担当をさせて頂いております●●が○月○日付けで人事異動となり、
後任として私XXが貴社を担当させて頂くこととなりました。

私も●●と同じ部署にて○年間、営業として経験を積んできました。
まだ不慣れな点もあり、ご迷惑をお掛けすることもあるかと存じますが、
いち早くお役に立てるよう精一杯努めて参りますので、何卒よろしくお願い申し上げます。

後日改めてご訪問し、ご挨拶をさせて頂く所存ではありますが、
取り急ぎメールにてご連絡をさせていただきました。

今後とも、何卒よろしくお願いいたします。

———-
(署名)

後任者から送る場合は、意気込みを入れると良いでしょう。着任して、どのような想いで担当をしていくのか、良い印象を相手に持ってもらうためにも、書くことをお薦めします。

また、自分がどんな人物なのかも簡単に紹介してください。少しでも相手に覚えてもらえるように気を配りましょう。自己紹介が重要ということを忘れないでください。

なお、ビジネスの場では既に取引がある場合は、初めてメールを送る場合も「いつもお世話になっております」という言い回しを使うことが基本です。

つい初めての相手なので、「初めまして」と挨拶をしてしまいがちですが、ビジネスマナーとして気を付けましょう。

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なっちゃん
営業担当変更のメールは、これまで築き上げてきた信頼関係を継続できるようにすることを念頭に作成しましょう。

営業担当変更メール送信時のマナー

  • 「いつ、誰が」後任となるのかを必ず明記する
  • 感謝の気持ちを込めてメールを書く
  • メールを送るタイミング
  • その他の注意点

営業担当変更メールを送る時のマナーや注意点にはどのようなことがあるでしょうか。

担当者変更の連絡は、必ず前任者が挨拶と共に後任の紹介をしてください。実際の訪問はできずとも、メールによる連絡の時間は必ず設けるべきです。

メール送信時は、これまでお世話になってきた方へ失礼が無いように、書く内容や送るタイミングがとても大切です。いくつかポイントを見てみましょう。

「いつ、誰が」後任となるのかを必ず明記する

営業担当者を変更するにあたり、必ず伝えなくてはならないことは、いつから誰が後任になるかということです。

どのタイミングで営業担当者が変更となるのかを顧客が知らないと、例えば後任が退職という場合には、急ぎの要件があった時に連絡をすることができません。

これでは顧客に迷惑を掛けてしまいます。

また、後任者が誰なのか、連絡先は何かも知らせなくてはなりません。顧客側が新しい担当者を知らず、いきなり挨拶や後任からの連絡が来ても心構えもできていませんし、今までの関係が壊れかねません。

引継ぎを滞りなく進めるために、必ず「いつ、誰が」後任となるのかをメールに明記しましょう。

感謝の気持ちを込めてメールを書く

これまでお世話になってきた感謝を伝えることも重要です。メール相手との特定のエピソードがある場合は、その内容に触れると良いでしょう。

定型の感謝文でも良いですが、それ以上に相手それぞれとの「こんな影響を受けた」「こんなことがあった」という具体的な話をして、感謝の気持ちを伝えてください

自分はもう去るのだから良いのでは無いかと思われるかもしれません。しかし、今後も顧客との取引は続くのです。

だから、全ての文面をコピーしてそれぞれの顧客に送った方が早く終わりますが、そこに顧客ごとのエピソードを一言添えてください。それだけで印象は変わります。

少々面倒と感じられる方もいらっしゃるでしょうが、こちらは是非実践してください。

メールを送るタイミング

営業担当変更のメールは、前任者から後任者へ担当が変わる前に送りましょう。これもマナーです。

新しい担当者が業務に着く前にメールを送らなくては、顧客も準備ができません。何の連絡もせずに、いきなり後任者からの連絡があるだけでは、失礼な行為にあたります。

顧客への営業担当変更の連絡と後任者の紹介は、最後の仕事と考え、必ず前任者が行ってください

文面の注意点

文面を書く時の注意点ですが、営業担当変更の理由は簡潔にわかりやすく書きましょう。どのような理由で担当が変わるのか、理由を説明しなければ顧客は不安になってしまいます。

しかし、退職や人事異動の細かい理由を書く必要はありません。それは個人的なことなので、訪問時や電話などで個別に話すのは構いませんが、文章として残す必要はないでしょう。

また、後任者の紹介はポジティブな文章で、相手に安心感を与えるように工夫することも大切です。顧客は今後の営業担当者がどんな人になるのか、不安に感じてしまう方もいるでしょう。

後任者の実績や在籍年数など、少しでも相手にとって印象を良くなるようなメールを書くように気を遣いましょう。

人事異動による営業交代の場合、自身の次の業務を引き継ぐ仕事が発生し、とても忙しくなってしまうかもしれません。

しかし、これまで築いてきた顧客との関係を今後も良好なものとするためにも、必ず後任者に引き継ぐ前に、メールで営業交代の連絡を行いましょう。

ここで確実に連絡をしないと、顧客は次の異動先に移った前任者へ、連絡をしなくてはならなくなるかもしれません。顧客に大きな迷惑を掛けないように、後任者がいつから誰になるのかを明確に伝えましょう。

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なっちゃん
営業担当が変わっても、取引を円滑に進めるためにも、営業変更のメールは確実に送りましょう。

後任者によるメール作成時のポイント

  • イメージが付きやすい自己紹介
  • 初めての相手を意識したメール本文
  • わかりやすい件名

それでは最後に後任者から営業担当変更メールを送る時のポイントを見てみましょう。

前任者からのメールと同様、担当が変わる日付と自身の紹介や連絡先を文面に盛り込むことはマスト事項となります。そして、前任者からの営業担当変更のメール送信後に送るようにしましょう。

それ以外に後任者ならではの注意すべき点を中心に3点、ご説明します。

イメージが付きやすい自己紹介

これまで自身がどのような業務に携わってきたのか、どんな人物なのかを相手に伝え、イメージが付きやすい文章にすることは大切です。

今後付き合いをしていく担当者が、どんな人物なのか、どんな実績があるのかなどをメール文面にすることで、顧客側もどんな人が後任なのかを掴みやすくなるでしょう。

今後のコミュニケーションをやりやすくするためにも、自己紹介は名前だけでなく、これまでやってきたことなどを軽く入れてください。

初めての相手を意識したメール本文

初めてメールを送る相手になるので、あまり固すぎる必要はありませんが、ビジネスメールのマナーを守りましょう。

初めから相手に悪い印象を与えてしまっては、今後の取引にも影響が出てしまうかもしれません。これからの自分をアピールする最初の一歩だと思い、メール文章に気を遣いましょう。

なお、ビジネスメールのフレーズについては下記が参考になりますので、是非ご覧ください。

わかりやすい件名

顧客にとっては初めての相手からのメールとなるため、件名には「要件と名前」を必ず入れましょう。

件名が「初めまして」などのシンプルなものだと、誰から送られてきたものかがわかりません。これではスルーされてしまうことも否定できませんので、必ず目を通してもらうためにも、件名で何のメールなのかをわかるようにして下さい。

「着任のご挨拶:会社名・名前」などのように、メールの件名で誰から何のことでメールが来たのかをわかるように工夫しましょう。

後任者は初めてメールをする相手ということを念頭に置いてください。そして、今後のコミュニケーションや付き合いを円滑にできるような、前向きな内容にしましょう。

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なっちゃん
後任者からの営業担当変更のメールは、顧客との最初の接点であることを意識しましょう。

まとめ

いかがでしたでしょうか。

営業担当変更のメールは、なかなか送る機会は多くないかもしれません。しかし、営業職を続けているとどこかで送ることになるメールです。

是非、参考にしてください。