こんにちは!こんばんは!女性営業マンとして日々奮闘している「なっちゃん」です!

新入社員の皆さん、いよいよですね。

入社前の準備はたくさんありますが、初日の心構えは済んでいますか?

特に入社後すぐに送ることになる新入社員の挨拶メールでのマナーは、スピーチと違って形に残ってしまうものです。

この記事では、これから一緒に働く方々に失望されないような【入社の挨拶メールの書き方とマナー】を文例もつけてお伝えします。

あなたも周りから「今年の新人はやるな!」と好印象を抱かれるような社会人デビューを成功させましょう!

入社の挨拶メールの書き方とマナー

まずは、社内に向けて挨拶メールを送ります。入社の挨拶メールの書き方や、気を付けたいマナーについて最初に学んでおきましょう。

挨拶メールを送るタイミング

挨拶メールは入社日初日に送っておきます。これは今後も覚えておいてほしいことなのですが、ビジネスシーンにおけるメールはなるべく早いタイミングで送ることです。

ただし、新入社員の皆さんはいきなり自分の判断で送るのはアウトです。送信前に、自分を当面指導してくださる人に文面を確認してもらいましょう。

内容を簡潔にまとめる

1つのメールでは1つの用件だけを伝えます。挨拶メールでは「自己紹介」を中心とした内容を書きましょう。見出しや箇条書きで内容を整理するのも有効です。

まとめるコツ

・件名で内容がわかるようにする
・1メールにつき1用件
・長々とした挨拶は不要
・見出しや箇条書きで整理する

相手にストレスを与えない件名

ビジネスメールの件名はわかりやすいものにして、一目で内容が想像できる心遣いをすることが基本です。

入社のご挨拶【新入社員・○○○○(名前)】

相手は受信トレイに表示される件名を見て、すぐに開封するかどうかを判断するものです。

上記の件名であれば、周りの方々も今年の新入社員がどのような人物か気になっているところなので、多くのメールの中から優先して読んでもらいやすいでしょう。

自己紹介を明記する

挨拶メールの冒頭には、自己紹介文を書き記します。入社日とともに自分の情報を明記し、社内の方々にあなた自身の情報を伝えます。

氏名

名字・名前を省略せずに漢字で書く

経歴

出身地や出身高校・出身大学などの最終学歴を伝える

配属先

配属先の部署名を正式名称で書く

人柄

長所・短所を簡潔に明記する

仕事への意欲

仕事に対する前向きな気持ちや意気込みを明記する

新入社員の挨拶メールの送り先

新入社員の挨拶メールは、基本的に入社式後に直接会って自己紹介する機会のない社員に送ります。取引先にも送るかどうかは、直属の上司に確認しましょう。

同じ会社の社員でも、別の支店にいる人はご挨拶する機会もありません。メールで挨拶しておくと、自分自身だけではなく、上席の方々の指導がしっかりしている印象を与えることに繋がります。

ただ入社初日から、新入社員のあなたが人物配置を把握したり、どこまで送る対象なのかを把握しておくことは難しいことだと思います。

教育担当の方に送り先を確認するか、組織図などをもらって送る範囲を聞きましょう。

avatar
なっちゃん
「組織図」は、組織や会社の内部構造を示す図のことです。

【組織図の例】

引用先:KDDI

取引先へ送る挨拶メール

もし上司に確認を取った結果、取引先にも挨拶メールを送ることを推奨された場合は、取引先用のメールも用意します。

きちんとした内容の挨拶メールを送ることで、今度はあなたが入社する会社自体の印象を良くすることにもつながると思っていてください。

ちなみに、社内向けも取引先向けも基本は敬語ということには変わりません。ですが取引先へ送るメールは、社内向けよりもさらに丁寧な文章にします。

今後も様々なメールをやり取りするうちに感覚としてつかめるとは思いますが、社外には社内よりも堅めの文章を書きます。自己紹介の内容も、プライベートな情報は不要です。

社内への挨拶メールの文例

NGメールのポイント

件名:ご挨拶の件

○○部の皆様

私本日4月1日より○○部に配属されました××××と申します。出身は△△県で3月に□□大学●○学部を卒業いたしました。時分の頑張りが数字となって表れ、会社に貢献できる点に魅力を感じ、この度入社させていただきました。1日でも早く仕事を覚え、皆さんのお役に立てるよう精一杯頑張ります。

××
ここがNG

・件名がわかりにくく、何の挨拶かがわからない
・挨拶や結びの文がなく、冷たい印象の文面
・改行をしていないので、だらだらと文章を続けていて読みにくい

他にも挙げるのであれば、全体的に文字が詰まっていて、読みにくいだけでなく圧迫感を与えます。箇条書きを使わないのであれば、3行を目安に文章をひとまとまりにして間に空白行を挿入しましょう。

また、送信ボタンを押す前に誤字・脱字がないか確認しておきます。

急いでいるとタイピングや変換を間違いやすいものです。最初から急かしてメールを作成させる職場は少ないと思われるので、落ち着いて挨拶メールを作成しましょう。

OKメールのポイント

件名:入社のご挨拶【新入社員・××××】

○○部の皆様

突然のメールにて失礼いたします。
私、本日4月1日より○○部に配属されました、××××(読み仮名)と申します。

【自己紹介】
・経歴:出身は△△県で、3月に□□大学●●学部を卒業いたしました。

・性格:友人からは「頑張り屋」と言われることが多いです。
集中していると自然と無口になることも多いので、笑顔を心がけていきたいです。

・意気込み:自分の頑張りが数字となって表れ、会社に貢献できる点に魅力を感じ、この度入社をさせていただきました。
1日でも早く仕事を覚え、皆さんのお役に立てるよう精一杯頑張ります。

お忙しいところ申し訳ございませんが、ご指導のほどよろしくお願いいたします。

-----------
(※署名)
-----------
ここがOK

・件名は先述のように開封されやすい件名で
・一目で要点がわかる見やすいレイアウト
・すっきりした文章で読みやすい

最後に、これからお世話になる方々への人間味のある結びの言葉を入れておくと好印象につながります。

avatar
なっちゃん
署名については、上司や先輩に決まった形式がないか聞いてみましょう。なければ先輩の署名を、自分の情報に変えて使用するのが無難です。

取引先への挨拶メール文例

社内向けの文例と比べながら参考にしてみてください。前文や各文の語尾に違いがあります。

件名:入社のご挨拶【▲▲株式会社・新入社員××】

株式会社■■
部長 A様

平素は大変お世話になっております。

この度4月1日付で▲▲株式会社に入社しました××××と申します。
■■様は弊社とお付き合いの歴史が非常に長く、とても大切なお取引先と伺っております。

入社して間もない私ではございますが、1日でも早く新しい環境に慣れ、職務に励む所存でございます。
メールで失礼とは存じますが、取り急ぎご挨拶申し上げます。

今後もこれまでと変わらぬご指導を賜りますようよろしくお願い申し上げます。

----------
(※署名)
----------

まとめ

入社日を迎えたら、上司や先輩社員に対して入社の挨拶メールを送る心の準備はできましたか?

ポイント

・挨拶メールは入社初日に送る
・内容を簡潔にまとめる
・わかりやすい件名で
・自己紹介で自分を伝える

入社前に予習しておくべきマナーの1つとして参考にしていただきたいと思います。

新しく始まる社会人生活を、楽しく充実したものにしてください。

ありがとうございました。