こんにちは!こんばんは!女性営業マンとして日々奮闘している「なっちゃん」です!

「お客様の営業を断りたいけど、得意先の幹部の人だし不快な思いをさせたらどうしよう・・・」と悩んでいる方はいませんか?

必死に営業してくれる人に対して「ごめんなさい」を言うことはとても辛いかもしれませんが、買う意思がないならキッパリと断るべきです。

営業メールを送ってくれた相手に、キッパリとあきらめてもらうための断り方を紹介していきます。

それでは、参ります。

3つの文例から学ぶ相手を不快にさせない断りのコツ

これから、営業メールの断り方の3つのコツを文例を交えて紹介していきます。NGな文章も紹介しているので、あわせて参考にしてください。

営業メールの断り方 3つのコツ

・曖昧な返事をせずにキッパリ断る
・提案してくれた相手へのお礼の気持ちを伝える
・提案を飲めないことへの謝罪を行う

共通するコツは「相手を不快にさせないことを最優先に考える」ことです。

その1.提案してくれた相手へお礼の気持ちを伝える

【OKな文章】

この度は、貴社の新製品をご案内頂き、誠にありがとうございます。 

断りのメールの冒頭に、必ず相手へのお礼の気持ちを書いてください。

営業メールへの対応だけでなく、全ての仕事に共通することです。

【NGな文章】

提案してくれた相手へのお礼は必ず書いてください。

間違っても、飛び込みの営業だからと言って敬意を欠くような文章はNGです。

今回はたまたま採用しないだけで、今後はお付き合いすることがあるかもしれないからです。どんな相手でも丁寧に接することで今後のビジネスに繋がります。

その2.曖昧な返事をせずにキッパリ断る

【OKな文章】

社内にて導入を検討いたしましたが、今回は見合わせることとなりました。 

導入するかどうかの結論は最初に書くようにしてください。

「見合わせる」というと柔らかい表現になりますが、「辞退させて頂く」というと少し強い表現になります。

「お断りします」という表現ですと、少し拒絶しすぎな印象があります。キッパリと断るにしても、言葉選びは慎重にしましょう。

【NGな文章】

相手が「ひょっとして脈ありかも」と思うような期待を持たせる表現はさけてください。

結論の前に、長々と辞退するに至った経緯を説明するのもNGです。一見すると丁寧な印象を与えますが、結論がぶれるため「OK」のように取られる可能性もあります。

その3.提案を飲めないことへの謝罪を行う

【OKな文章】

ご期待に沿えず、大変申し訳ございません。

このように1文として謝罪の言葉を入れると丁寧です。

このほか、「まことに恐縮ですが、辞退させて頂きます」「申し訳ありませんが、見送らせて頂くことになりました」といった表現も有効です。

【NGな文章】

相手へのお詫びの気持ちの表現が全くない表現はNGです。

用件だけを書いたメールは、まるで血が通っていないような冷たい文章になってしまいます。

今後のお付き合いにつなげるためにも、丁寧に謝罪の気持ちを伝えることは大切です。

3つのコツを使った営業メールの断り方の例

これまで紹介してきた3つのコツをつかって、営業メールに対する断りのメール文章を作成してみました。

すぐに応用できる内容ですので、ご自身の営業活動にぜひご活用ください。

株式会社スーパーX 営業ご担当 A様

いつも大変お世話になっております。

この度は、貴社の新製品をご案内頂き誠にありがとうございます。
さて、弊社にて商品導入の検討をさせて頂きました結果、今回は辞退させて頂くことになりました。
ご提案頂いた製品は業務の効率化に直結する素晴らしいものでしたが、導入にあたってのコスト面をクリアできず、今回の購入は不可能と判断するに至りました。

ご期待に沿えず、大変申し訳ございません。

またの機会がございましたら、ぜひよろしくお願いいたします。
末筆ではございますが、貴社のますますのご発展をお祈り申し上げます。

Y株式会社 営業1課 A

メールの最後に「また何かあったら別の案件を持ってきてください」「あなたの会社の発展を応援します」という一言を入れることで、より丁寧さが増した断りメールになりますよ。

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なっちゃん
すでに取引がある会社が相手であれば
「今後ともよろしくお願いいたします」でOKです。

【実録】営業を断るならキッパリと素早く断るべき理由

営業メールの断り方について、3つの文例を紹介してきました。

あなたの会社用にアレンジしていただければ、すぐにでも活用できはずです。

さて、メールの断り方について1点注意事項があります。それは「買う気がないのなら、迅速にキッパリ断ることが大切です。

「相手を怒らせたらどうしよう」「今はダメだけどキープはしようかな」

こう思っていると、いつまでも商談が終わらずに自分にとっても相手にとっても一理なし、となります。

さもないと、営業時代の筆者のようになってしまいますよ?(以下実話)

【実録】長引かせたために迷惑をかけた

営業メールではありませんが、対面の飛び込み営業で対応を誤ったために互いに損をした事例です。

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なっちゃん
大変興味深い商品ですね。
いつかお世話になるかもしれません。
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ノルマが近い人
分かりました・・・。それでしたらサンプルを置いていくので、見て頂くだけでも・・・
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なっちゃん
(自分じゃ判断できないし)上司に伝えておきますねー

こうして筆者は、商品を売り込んでくる人を適当にいなしてしまった時期がありました。すると、脈ありと思われたのか何回も何回も営業に訪れます。

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ノルマが近い人
なっちゃんさん、強く断ってこないからイケるかも・・・。ここを集中して攻めよう!

すでに他社から仕入れている商品であるため、筆者に買う気はありません。

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なっちゃん
ですから、何度も申しているように上司に話しているところですので・・・。検討中なんです(汗

そうこうしている内に、時間ばかりが過ぎていき(あとから知ったのですが)その営業マンはノルマ未達成と言うことで他部署に移動になったらしいのです。

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ノルマ未達の人
ちくしょう・・・。あそこが思わせぶりな対応するからだ・・・。

もちろん、何度も商談のために時間を使っていたことを筆者も上司からコテンパンに怒られてしまいましたとさ。

このように、お互いの時間をいたずらに消費してはいけないのです。筆者がキッパリと断っていれば、残った時間でもっと見込みのある顧客を見つけたかもしれませんね。

断りは、丁寧かつスピーディにするのが鉄則になります。営業メールであっても対応の仕方は同じです。

まとめ

いかがですか?

相手を不快にさせない営業メールの断り方をおさらいしましょう。

営業メールの断り方まとめ

・曖昧な返事をせずにキッパリ断る
・提案してくれた相手へ感謝の気持ちを伝える
・提案を飲めないことへの謝罪をおこなう

紹介した文例をあなたの会社用にアレンジしてご使用ください。

営業メールの断り方に共通するコツは「買う気がないのであれば、キッパリと迅速に断る」「相手を不快にさせないことを最優先に考える」ことです。

ぜひ、スムーズな断り方を身につけて効率の良い仕事に役立ててください。

最後までお読みいただき、ありがとうございました。