こんにちわ!こんばんわ!女性営業マンとして日々奮闘しているなっちゃんです!

内閣府がワーク・ライフ・バランスを謳い、各企業がそれぞれ工夫を凝らして、従業員が仕事をしやすい環境を作る取り組みを行なっています。

その中でも残業減らすということは業務効率を上げることだけでなく、従業員のストレスのケアにも繋がります。

しかし、実態は東京商工リサーチによる調査結果から分かるように、なかなか残業は減らないのが現状です。

そんな中で残業をどう減らしたらいいのかわからない、思うように減らせないといったお悩みをお抱えの方に、残業を減らすことに成功した実例や、細かなアイディアをご紹介いたします。

残業を減らしたユニークな4企業の実践例

各企業で取り組んでいるユニークな実践をまとめてみました。

 (1)大手人材斡旋会社のユニーク実践例

取り組み7選

1、【スタンディング会議】

立ったまま会議をすることでダラダラした空気を払拭することが期待できます。


2、【前日までにアジェンダとゴールが提示されていない会議は強制削除】

その場で資料を配って、目標も明確でないダラダラすること間違いない会議は強制的に排除します。


3、【テレワーク導入】

それぞれが通勤時間を節約し、集中しやすい環境で仕事ができます。工数管理され、その日の仕事が決まっているので、そうすればその仕事を可能な限り早く終わらせればあとで楽ができるので、自ずと仕事は早くなります。


4、【オンラインコミュニケーションを導入】

テレワークと繋げて、オンラインで会議を行えるようにすれば、世界中のどこにいても会議が行えます。全員が揃うのを待たなければいけない対面の会議と比べたら生産性はどちらが高いかは自明の理でしょう。
しかし、感情面や情緒的な面でコミュニケーションが必要な場合はコストをかけて、直接会いに行きます。そうすることで、モチベーションが必要なところにはしっかりとフォローができます。


5、【有給休暇は、遠慮なく好きなだけ取る。】

これは精神衛生的に、「休んではいけない」と考える日本人にとって「いつでも休める」という安心感は、良い効果を生み出すでしょう。


6、【残業時間を張り出し、全員が全員の残業時間を把握。】

残業を恥ずかしいことという認識を社内で持つことで、残業せずに終わらせる方法を自然と考えさせます。


7、【上記すべてを上司が1番に実行。誰よりも早く上司が帰る。】

社内でも取り組もうと言っているところはたくさんあるかと思います。しかし、上役はいつも残っていると部下は帰りにくいです。なので、上司がまず率先して実行する。周りにも声をかけながら行うことで会社の空気を作り出します。

(2)SCSK 「スマートワーク・チャレンジ」

スマートワーク・チャレンジ

1、【20時間分の残業代を固定支給。】

2、【有給取得・残業時間削減目標を達成した組織へボーナス。】

3、【前者一斉年休取得日・取得推奨日の設定。】

4、【5日間のバックアップ休暇(有給を消化した後の不測の事態のために)付与。】

この取り組みの結果、増収増益、社員のメンタルヘルス改善も実現したという成果も出ています。

出典:SCSK株式会社HPより引用

(3)厚労省の時間外労働削除の好事例集

厚生労働省から発表されているです。

 この事例集は、時間外労働の短縮に取り組む企業の参考となるよう、労働時間の削減につながった様々な企業の取組(各種業務の改善を含む)を収集し、好事例をまとめたものとなっています。貴社における時間外労働を削減し、従業員の皆さまの健康の向上を図るため、ぜひこの事例集をご活用ください。

厚生労働省より引用
好事例集

1、【残業の事前申請制度】

これはパーキンソン第1の法則を利用した手法で、期限を決めることで、人はそこまでに仕事を終わらせようとします。なので、あらかじめ宣言しておくことで、そこまでに確実に終わらせるために自分の仕事のマネジメント行うことを期待します。


2、【業務ローテーションの採用】

これは同じ仕事を同じ人ばかりが担うのではなく、チームで仕事をローテーションすることで、お互いの仕事内容を把握でき、かゆいところに手が届くサポートができることが期待できます。


3、【顧客の巻き込み業務改善等】

東京商工リサーチの研究では残業の理由の第1位に「取引先との期限、仕事量の関係」が挙げられていました。
社内で取り組むことはもちろんですが、取引先も巻き込むことで、お互いに効果が期待できます。

(4)大手製菓会社

取り組み4選

1、【トップが率先して社員に早い退社を促す。】

これは上にも挙げましたが、社内の空気を作るキッカケになるのは上役です。上役がまず全体に声をかけ続けることで、社内の空気は醸成され、全体が残業をせずに終わらせることを考えることが期待できます。


2、【社内をガラス張りに】

こうすることによって、誰が残業しているかということが誰からも見ることができます。そうすることで、全体に緊張感を生み出すことが期待できます。


3、【社員が座る席を一定時間ごとに変える。】

こうすることで、時間の経過をまずは体で感じられます。1時間ごとの交代であれば、自分の1時間の仕事量をそこで振り返ることもできます。また、リミットが決まっていることで、「次の移動までにこれを終わらせる」といった仕事の効率化も期待できます。


4、【成果を挙げられれば、出社・退社時間にこだわらない。】

フレックスタイムに似たような取り組みですが、こうすればそれぞれが集中できる時間帯に仕事が取り組めるようになります。

人間の体はそれぞれバイオリズムがあり、集中しやすい時間帯は違います。それぞれが力を発揮できる時間帯に一番大事な仕事をすることで、生産性が上がることが期待されます。

2、残業を減らすユニークアイディア20選

それぞれの会社がたくさんのアイディアを出して残業を減らす努力をしています。
では、ここからは、個人単位から、会社単位まで、短期〜長期で様々な実践できるアイディアを集めてみました。

どれか一つでも実践したら何かが変わるかもしれません。
是非是非チェックしてみてください。

1時間ごとに区切って何をしたかチェックする。

 それぞれの行動にかかる時間を把握することで、1日のプランが立てやすくなる。

仕事に優先順位をつける

 納期、作業内容、作業量、納入対象者などを考え、重要性、緊急性の二軸で考える。

 重要で、緊急を要するものから片付けていく。

仕事の納期をしっかりと確定させる。

 上記にもありましたが、仕事の納期をしっかりと確定させているか確認してみて下さい。実は決まっていないことが往往にしてあります。もし決まってないようでしたら、きちんと決めてから取り掛かりましょう。

集中できる空間を作る。

机の上の整理整頓。作業系なのか、知的労働系なのか、肉体労働系なのかによって、取り組む時間帯を決めましょう。最も集中できる時間に知的労働を行い、眠くなってしまったり、集中力が切れそうな時は肉体労働や作業を行うようにするなど、時間帯によってやる仕事を分けるといいです。

集中力を削ぐ要因になるものは排除する。

 仕事をする環境が散らかっていると色々な物に気が散ってしまうこともあるので、机の上は取り組んでいる仕事に関係あるものだけにする。関係のないこと(ネットサーフィンなど)はしない。制限時間を決める。等の方法があります。

人よりも早めに「仕事モード」に入る。

 出社時間を早くして、人のいない時間に仕事を始める。休憩時間を早く切り上げる等、取り掛かる時間を周りよりも速くすることで、人よりも先に仕事モードに入るようにすると、物理的に仕事をしている時間が長くなり、定時で帰ることができるようになる一つの要因になります。

他の人と協力する。人に仕事を教えてもらう。

 周りはあなたのことをわかってくれていません。あなたがどれだけ仕事に時間がかかっているか、どれだけ進んでいるか、何に困り感を感じているか、話さないことには理解してもらえません。

帰る前に机上の整理整頓をする。

 次の日に仕事に取り掛かりやすくなります。

次の日のTo Doリストを作り、1日の予定を立てる。

 自分の仕事を明確化し、行動の無駄を省きます。

会議時間は短く設定する。

 これはリクルートのルールにも似ていますが、会議はほとんど会議が始まる前に終わっています。本当に必要な議論だけ会議で行えるよう、それまでにゴールの設定、アジェンダの共有、ある程度誰がどのような意見を持っているかヒアリングしておくなど、下準備をしておき、会議の時間を短くできるようにしておく。(最短で10分)

PC強制電源オフ、社内の電気を強制オフ。

 定時になった段階でPCや社内の電気を強制的に切ってしまうという方法です。

管理職が残業パトロール。

 残業理由や、何時までやるか、最近の残業量などをチェックして回ります。。

定時で音楽を鳴らす。

定時で音楽を鳴らすことで、スイッチを切り替えやすくなります。

残業するためには申請書やチケットの提出を義務付ける。

残業する時間をあらかじめ決めておくためにも、申請書やチケット制度を導入することで、自分の残業をマネジメントする効果が期待できます。

週に一度、ノー残業デーorみんなで食事会

 ただし、飲み会も残業と同じ苦痛を伴う場合は止めるor短く終わらせるなど、注意が必要です。

メールチェックの回数を減らす。

 返す時間帯を決めるといいです。9時、11時、15時など。そうすることで、メールチェックに費やす時間を減らす効果が期待できます。

何時まで残業するか決める。

 予め、制限時間を決めることで、それぞれのタスクにかけられる時間が決まるので、能率アップが狙えます。

あえてアナログ手帳で時間管理。

 実際に手を動かし、目で見ることで、管理しやすい、という方もいます。

空腹にしてボーナスタイム。

 空腹はクリエイティヴィティを上げるという研究もあります。

単純作業、時間がかかるものは外注する。

 時間がかかり、誰でもできるものは外注してしまいましょう。そうすれば自分たちにしかできないことに力を注ぐ時間が増えます。

3、まとめ

 いかがでしたでしょうか?世の中にはまだまだ、残業を減らしたり、無くしたりするアイディアがたくさんあります。また、それに合わせて仕事の効率・能率をあげる工夫もたくさんあります。

 山のように積み上がり、どうしようもないと思っていた仕事も、調べてみれば意外にもあっさり解消できたりする場合もあります。

 今従業員の方も、会社の上役で会社の残業をどうにかしたいけど、何をしたらいいのかわからないという方も、これを機に見直してみてはいかがでしょうか。