こんにちは!こんばんは!女性営業マンとして日々奮闘している「なっちゃん」です!

商品を納品する際に必ず決めなければならないものは納期です。そして、納期は守るべき物です。

納期を調整する事がないよう物事が進めばいいですが、予想もしない出来事が起こる可能性もあります。

納期が間に合わない!と発覚したら早急に的確な内容でお客様に現状の報告をする事が大切です。

今回は、納期調整を依頼する際のポイントやメールで依頼する際の例文についてご紹介させていただきます。

納期が遅れると発覚したら

まず、納期が遅れることが発覚した場合、何よりも急いでお客様に伝える必要があります。

頑張れば間に合うかも。と、連絡を先延ばしにするという考えではだめです。納期が遅れるという事は、お客様に迷惑が掛かりますし最悪の場合取引自体が白紙になる場合もあります。

少しでも納期が遅れる可能性がある場合、必ずお客様に伝えましょう。

納期の調整をお願いする際のポイント

納期の延期により、お客様の進行にも支障を与えてしまう可能性があります。

お詫びの言葉はもちろん、理由、延期の詳細、反省、再発防止も忘れずに伝える必要があります。

では、どんな伝え方がベストか。お客様への報告をする際の伝え方のポイントをご紹介いたします。

お詫び

事情を説明をしなければと思う気持ちもわかります。ですがそれだと相手からすると言い訳のように聞こえてしまします。

事情説明や延期の理由ももちろん必要ですが、それはお詫びの次です。まずは納期に間に合わない事を伝え誠心誠意、お詫びをしましょう。

マナーとして1番ベストなのは対面での謝罪ですが難しければ電話をしましょう。相手の都合で電話が繋がらない場合、メールを入れてから再度、電話を入れましょう。

納期が遅れる理由

納期が遅れる事を報告しお詫びをした後、なぜ納期が遅れるのか理由を簡潔に話すことが大切です。

お客様によって内容をどう捉えるかはわかりませんが長々と理由を話しても、事実は変わりません。

【この理由で納期が間に合わない為、調整をお願いしたい。】伝えなければならない事はこれだけです。

延期の詳細(次の納品日)

納品の延期のお詫びをし理由を説明したら、その後報告しなければならないことは次の納品日です。

お客様は納品が遅れると聞き、1番気にしているのがどのくらい遅れるのか、次の納期はいつになるのかという事です。

それによって次の工程に進めなくなったり、その次の工程の納期にも支障が出てしまうかもしれないので、いつまでには必ず納品出来るかを伝えることが大切です。

『納品予定日を〇月〇日から〇月〇日に延期していただけないでしょうか。』など、変更前の日程と変更後の日程を伝えるようにしましょう。

反省と今後の対応策

お客様から、納期調整の承諾をいただけたらそこで解決ではありません。

しっかり反省している事も伝え、今後二度と同じことが起きないようにするにはどのような対策をするかも伝える必要があります。それによってお客様との今後の関係性も決まってくるでしょう。

しっかり反省し今後の対応をしていくことが大切です。

延期依頼の主な例文

直接納期の延期を依頼できない場合や電話がつながりにくい場合、一刻も早く現状を伝えるためにまずはメールを送りましょう。

内容は、まず【お詫び】そして【結論】その次に【理由】最後に【反省】という流れになります。

ここで例文をご紹介させていただきます。

納期延期を報告、依頼するメール

【×××の納期延期のお詫び】

○○株式会社
管理部 ▲▲様

平素より大変お世話になっております、□□会社の◇◇です。

本日は【×××】の納期についてご相談させていただきたく、ご連絡させていただきました。

誠に申し訳ございませんが、〇月〇日付けで予定していた納期を〇月〇日に延期していただけないでしょうか。

このたびの遅れは、出荷時の手違いにより資材調達に遅れが生じたことが原因となります。現在、至急対応しており、○月○日にお届けできる予定でございます。

御社には多大なるご迷惑をおかけいたしますことを深くお詫び申し上げます。今しばらくお待ちくださいますようお願い申し上げます。

今後このようなことがないよう反省するとともに、これまで以上に業務に配慮するよう全社員一同気を引き締めて業務に取り組む次第です。

メールにて大変恐縮ではございますが、まずはお詫びを申し上げます。

********************
□□株式会社
営業部 ◇◇
TEL
MAIL
HP

納期調整のお礼メール

納期調整に応じてもらった場合はお礼のメールを送りましょう。

ここも出来れば電話がいいですがまずはすぐにお礼をし、その後訪問するか電話でお礼を言いましょう。

【×××の納期変更のお礼】

○○株式会社
管理部 ▲▲様

平素より大変お世話になっております、□□会社の◇◇です。

このたびは、急なご依頼にもかかわらず、快く納期をご調整いただきまして誠にありがとうございます。

今後、このようなご無理を申し上げることのないよう出荷時のスケジュール、資材調達をしっかり管理していく所存でございます。

ご変更いただきました〇月〇日の納期に関しましては、間違いなく納品できるよう万全を尽くして参ります。

メールにて大変恐縮ではございますが、納期のご変更のお詫びとお礼を申し上げます。今後とも何卒宜しくお願い致します。

********************
□□株式会社
営業部 ◇◇
TEL
MAIL
HP

郵送する場合

納期の延期の調節を大量に報告しなければならない事もないとは言い切れません。そのような時は郵送するという選択もやむを得ないでしょう。

郵送の際の例文もご紹介いたします。

拝啓

誠に申し訳ございませんが、○月○日付けでご注文いただきました「××××」の出荷が遅れることとなりました。

このたびの遅れは、出荷時の手違いにより資材調達に遅れが生じたことが原因となります。現在、至急対応しており、○月○日にお届けできる予定ですございます。

御社には多大なるご迷惑をおかけいたしますことを深くお詫び申し上げます。今しばらくお待ちくださいますようお願い申し上げます。

今後このようなことがないよう反省するとともに、これまで以上に業務に配慮するよう全社員一同気を引き締めて業務に取り組む次第です。

略儀ではございますが、まずは書面にて重ねてお詫び申し上げます。

敬具

 

納期を守るためのポイント

初めから納期に間に合わないと分かってて仕事を受ける人などいません。

やむを得ず納期を調整をお願いして延期できることが出来たとしても、それに甘えてはいけません。

納期を1度調節してもらったところでもうイエローカード2枚です。次はないと思ってください。

では、納期を守るためのはどうしたらいいのか。改めて考え常に意識しておくことが大切です。

業務量の把握

まずは、業務量の把握を常にしておきましょう。

これは自分だけでなく、社内、製造などその商品全てに関わっている人や物の業務量に関してです。

その為には全体像を一歩引いた状態で確認し、納期に間に合うか検討する事がとても大切なのです。

スケジュール管理

『お客様の為になるべく早めに。』『他社より先に。』など、考えてしまう気持ちはとてもわかります。

ですが、納品までになにも起こらないとは限りません。予期せぬ事態が発生する可能性も考えスケジュールを管理する必要があります。

間に合うだろう。と。ぎりぎりのスケジュールを組むのではなく、予定よりも1~2日空けておくくらいのスケジュールを意識しましょう。

無理な物は正直に

無理な納期は正直に断る。これは、とても大切なことです。

お客様を思い『頑張れば何とかなりそう。』と、納期を決定し、あとから『やっぱり間に合いそうもない。』となると、もちろん信用は以前よりも下がってしまいます。

そして一度、無理難題をクリアしてしまうと、次もできるでしょ?と思われてしまう可能性も0ではありません。そんなリスクを負うよりも、無理な物は無理です。と正直に伝える事が大切です。断る勇気をもちましょう。

まとめ

いかがでしたでしょうか。

納期の調整をお願いする際のポイント、延期依頼の主な例文をご紹介させていただきました。

納期が遅れると発覚したら早急に的確な内容で現状の報告をする事が大切です。

ですが、出来れば納期を調節する事がないようしっかり業務量とスケジュールの管理をし無理なものは仕事を受ける前に正直に話しましょう。