こんにちわ!こんばんわ!女性営業マンとして日々奮闘しているなっちゃんです!

初めて納品メールを書こうとした時、「あれ?件名どうしよう…宛名は会社名とか入れた方がいいのかな?」など迷った経験はありませんか?自分も社会人になって間もない頃は納品メールに限らずビジネスメールの書き方がわからずテンプレートを調べまくった憶えがあります。

しかし、しっかりと基本をおさえておけば納品メールで困ることはなくなりまうす。ここでは正しい納品メールの書き方を例文も合わせてご紹介していきます。

納品メールってどんなメール?

納品メールは品物を納品した時、納品したことをお客様にお伝えするメールです。 簡単に言うと「〇〇を納品しましたよ!確認して下さいね♪」ということなんですが、納品メールはビジネスメールですので友達同士で送るような書き方は当然のことながらNGです。

友達同士のような内容のメールはビジネスシーンでは相手を不快にさせ、取引で重要な信頼を失ってしまいます。そうなると自分だけでなく会社にも不利益をもたらしてしまうことも…。

しかし、正しくマナーを守った書き方をすれば、取引先や会社内での信頼度も上がり自身の評価も高まるでしょう。デキる社会人!になるために今回は納品に関する正しいビジネスメールの書き方をマスターしていきましょう。

納品メールの件名、宛名など基本の書き方

件名は何のメールかわかりやすいように

件名はこのメールが何のメールなのか一発でわかるように書きましょう。

毎日大量にメールのやり取りをしていると、件名から要件を連想できるとメールの確認もしやすいですよね。たまに「よろしくお願いします」のような件名のメールを貰うことがあるのですが、何をよろしくするの?と少し戸惑ってしまったことがありました。

なので件名で一番大事なのは、どのような要件なのかかが一言でわかるようにすること!です。

【例】〇〇納品のご案内 〇〇発送のご案内 など

宛名の正しい書き方は【会社名 部署名 役職名 名前+敬称】

取引先などへの宛名は会社名、部署名、役職名、フルネーム+敬称(様など)が基本です。

しっかりと形式、マナーを守ったメールは「社会人としての常識がある」「丁寧だな」などの好印象なイメージを持ってもらえることができます。

お客様と親しくなってからはフルネームではなく名字だけにするなどもできますが、最初は特に必要な情報をすべて書くようにしましょう。あまり親しくない人に、いきなり呼び捨てで呼ばれたりすると「慣れなれしくない?」って思いますよね。

例 〇〇◯株式会社 ← 会社名 営業企画部 部長 ← 部署名 役職名 田中一郎 様 ←名前+敬称

本文は【挨拶文 自分の名前 納品確認 最後のお礼文】+署名

本文は挨拶文から始まり、自分の名前、納品したことをお伝えする文、そしてお礼文で締めていきます。署名は最後に書きましょう。そして大事なことは簡潔に!です。日々忙しく働いている社会人ですのでこれはとて大事。パッと見て要点がわかりやすいメールは忙しい社会人には好印象です。

例 いつもお世話になっております。 ← 挨拶文 株式会社◯◯物流の佐藤でございます。 ←自分の名前 ご注文頂いておりました〇〇ですが、 本日納品をさせて頂きました。 ← 納品確認 いつもご利用頂き、誠にありがとうございます。 今後ともよろしくお願いいたします。 ←最後のお礼文株式会社〇〇物流← 署名 佐藤二朗

納品書や請求書などを商品に同封した場合はその旨も文面に記入しておきましょう。また、代金の支払いに関するものを記入する際は文面の最後に書くようにしましょう。最初の方に書くとがっつくようなイメージを持ってしまうのでNGです。

送るタイミングはいつが良い?

送信するのはできるだけ早い方が望ましいです。情報は早く仕入れて損はありません。

例えば自分がネットなどで何かを購入した時、商品が発送された時はなるべく早く知りたいですよね?なかなかメールが来ないと「注文忘れられてないかなぁ」「いつになったら来るんだろう…」と不安感を持たせてしまいます。

できれば納品したその日に、郵送などで送るのであれば送った後すぐにメールを送りましょう。

納品のお礼メールを貰ったら

納品後に取引先からお礼メールを貰うこともあります。貰ったらなるべく早く返信するようにしましょう。

普段の生活でも「ありがとう!」と言われたら「こちらこそありがとう!」と返しますよね?メールでも同じです。特にお礼メールは堅苦しくなりがちなビジネスメールの中でコミュニケーションを深める良い機会になり、次に繋げるチャンスでもあります。

相手とのより良い関係のためにもしっかりと返信しましょう。

まとめ

いかがでしたでしょうか?納品メールの正しい書き方を文例を絡めてご紹介させて頂きました。

ビジネスメールというと堅苦しく書かないと!というイメージがあり、最初は難しく感じますがポイントを押さえればそれほど難しいことではありません。

宛名、挨拶文、最後の締めくくりの文言など【ビジネスメールの書式はある程度決まった形がある】ので、まずは形を真似する所から入っていきましょう。

そして、メールの内容も大事ですがスピードも大事です。ビジネスシーンにおいてスピードがあることはどんな仕事でも評価の対象になります。納品メールで大事なのは【簡潔な文章】と【スピード】です。

日頃からお付き合いする取引先であるならば、ギスギスした空気で仕事をするより、気持ちの良い空気で仕事をしたいですよね。商品を納品、受注するような仕事の場合は日常的に納品・お礼メールを書くケースが多いです。たかがメールと思わずに日頃から丁寧に書く、お礼は必ず書く癖をつけていきましょう。