こんにちわ!こんばんわ!女性営業マンとして日々奮闘しているなっちゃんです!

営業パーソンにとって予定管理は非常に重要なスキルです。予定管理ができていれば、無駄な動きが無くなり、売上を立てることに向き合うことができます。そしてそれは、営業成績にもつながります。

どんなに自分が頑張っている、忙しく毎日動いている、しかし成績が伴わないという営業パーソンは予定管理を見直す必要があるのではないでしょうか。

逆に余裕そうに見えているのに、営業成績は良い人が周りにいませんでしょうか。そのような人は、予定管理をしっかり行っていることが考えられます。

今回は予定管理をどのように行うと良いのか、営業成績を上げる予定管理とはどのようなものかについて述べます。

予定管理を実践するにはどうするか

今一度、振り返っていただきたいのですが、効率的に予定管理をできていますでしょうか。

社会人になると、予定管理は当たり前と思われる方も非常に多いと思います。しかし、この予定管理は社会人としての基本となります。そして、この予定管理を効率的に実践できなくては、仕事はうまく回りません

では、どのように効率良く予定管理を実践すればよいのでしょうか。予定管理には何らかのツールを使うと良いのではないでしょうか。いくつか事例をご説明いたします。

手帳による書き込み

一番オーソドックスなものですが、メモ代わりに使える仕事用のスケジュール手帳は持っておくといいことが多いです。

電車での移動中はもちろん、客先でもすぐにスケジュールや今後の予定を確認することができますし、その場でメモとして書き記すこともできます。

顧客先の中では、スマートフォンやパソコンの持ち運びを禁止するようなところもあります。そんな時はこの手帳があれば解決です。そのため、手帳を持ち運ぶと良いでしょう。

アプリの利用

予定管理をするには、スケジュールを常にチェックできる状態にしておくことも重要です。多くの営業パーソンはPCだけでなく、スマートフォンやタブレットPCを持ち歩いている方も多いでしょう。

そんな時、どのデバイスでも一括管理できるスケジュール帳があると非常に便利です。効率よくチェックできるためです。

Googleアカウントがあれば無償で利用できますし、スマートフォンのアプリもあるので、移動中も簡単に予定をチェックすることができます。

また、グループでの予定管理も可能なため、チームメンバーの予定を書き込んでいくことで、全員の予定を共有できます。そうすれば、何か突発的な対応をしなくてはならないとき、ヘルプをお願いすることもできるでしょう。

予定管理をするには、自分の予定を簡単に把握できることは必須です。そのため、自分たちにあったITツールを用いて、スケジュール管理をしてください。

スプレッドシートへの書き込み

こちらもGoogleアカウントを必要とするものですが、Googleスプレッドシートにてスケジュール管理をする人もいます。

PCで手軽に編集がしやすいので、自分で好きな形にアレンジすることもできます。月間や週間、さらには日毎の予定まで、どんな管理にしたいのかをチームで利用することも可能です。

このように予定を管理するためには、手帳やアプリなどを使い、効率良く実践していくことが必要です。自分自身をはじめ、チームでも共有を考えて、どんな方法が良いかを考えると良いでしょう。

特に営業パーソンにとって、予定管理は売上や自身の成績にも響いてくるものなので、予定管理をどのように行うのかの検討は疎かにすべきではありません。

営業パーソンの予定管理

営業パーソンの予定管理は売上を立てることが目的となりますので、優先順位は他の職種に比べるとわかりやすいです。

大きく客先訪問のような外勤と、会議や資料作りなどの内勤仕事の2つに分けることができます。

ここで重要なこととなるのは、優先順位の付け方になります。そしてそれが、予定管理の重要性にもつながるのです。

予定管理の重要性

優先順位の高い仕事は何か。それはその時々の方針や、あるいは自分の営業成績によっても変わってくるかもしれません。しかし、間違いないことは、優先順位の高い仕事の予定を率先してスケジュール化することです。

例えば今は売上目標も見えているので、新規開拓のために時間を使おうといった場合、新規訪問のための時間が優先されます。

その場合、どのように訪問をするかを検討する時間、訪問アポイント取得時間や、実際の訪問時間、商談時間といった予定が考えられます。

予定を立てるには、現在の自分の立場を見定めつつ、何をすべきかの棚卸を行う必要があります。優先順位の高い仕事は何か、これを見つけない限り、予定管理はできません

そして、この予定管理ができなくては、仕事の動き方もわからなくなってしまいます。だから、営業パーソンにとって予定管理は重要なのです。

予定管理の失敗例

予定管理をうまくできない、そのようなことがあるかもしれません。例えばせっかく立てた予定通りに事が進まない、などといったケースです。

そして、訪問時間や会議の時間に遅れてしまったり、見積書などの客先提出書類の納期を守れなかったりしてしまい、営業成績にも悪影響が出てきてしまうことがあります。

どうして予定間がうまくいかないのか。そこには予定を立てた時のミス、予定の管理ミスといったことが考えられます。

予定を立てた時のミスは時間配分のミスが挙げられます。

例えば多少無理をしてしまう訪問時間を設けてしまい、当日に交通のアクシデントが起こり、アポイントの時間を守れないケースです。この場合は、予定を立てる段階で、余裕のある訪問設定にすべきなのです。

また、予定管理のミスの例は予定に無い仕事を入れてしまい、予定通りに進めることができなかったケースなどがあります。未来に頼まれる仕事はわかりません。この場合、優先順位がどうなのか、自分自身で振り返る必要があります。

その他、せっかく立てた予定を自分で守らない、あるいは先延ばしにしてしまうといったこともあります。これでは予定管理どころではありません。あくまで立てた予定は遵守すべきです。逆に守れない予定であれば、最初から立てる時間も無駄になってしまいます。

予定管理のポイント

せっかく立てた予定管理を無駄にしないためには、管理を徹底することです。そしてそれは、予定を遵守することにもつながります。予定を遵守するためにはいくつかポイントがあります。

一度立てた予定はよほどの事が無い限り、守っていく。これは大前提となりますが、いつ営業予定を立てるか、そして見直しのタイミングをいつ行うかが重要となります。

いつ営業予定を立てるか

営業パーソンは年間売上目標があり、それを半期、3ヶ月、月間などと期間に区切ってどのように売上を立てていくのか、あるいはノルマとして与えられるのかを落とし込んでいくことが多いのではないでしょうか。

そのように考えると、自分の売上状況を見た上で、月間での大きな動き方や指針を自分の中で先月中に決めると良いでしょう。そして、その後、週ごとの予定、例えば訪問をする日、あるいは社内で資料作りや訪問アポイントを取る日などと設定していくと良いでしょう。

特に訪問アポイントはお客様の予定もあるので、明日行かせて欲しいといったところで断られるケースが多分に考えられます。そのように考えると、1週間前には予定を決めていく必要があります。

このためには自分の状況、例えば新規開拓をできる、逆にとにかく売上を求めなくてはならないなど、どのような方針で動くのかを常に見定めている必要があります。

そして、自分が想定しないアクシデント、例えばクレーム発生時の対応などにより、予定通りに進まないこともありますので、多少は臨機応変に対応できた方が無難です。

しかし、一度決めた予定はそう簡単に変えるべきではありません。だから、しっかり自分でマネジメントしていくことは重要です。そのためには見直しをどこで行うのかも必要でしょう。

営業予定を見直すタイミング

仕事は一人で行っているわけではありません。特に営業パーソンはサービスやモノを売る職種となりますので、違う部門でトラブルが起きた場合、客先への説明などを突発的に行わなくてはならないことも発生します。

そんな時は予定していたことを後回しにしてでも、対応しなくてはならないケースが起きることも考えられます。そのため、ある程度、臨機応変な行動を求められることもあるでしょう。

そのような時、予定していた仕事をどうするか。もともとやるべき仕事として予定に組み込んでいたもののはずです。そのため、このような突発的な仕事が発生したとき、予定の見直しを行う必要があります。

また、定期的に予定を見直すことも非常に大切です。例えば、毎週末はその週の振り返りと共に来週の予定がどうなっているのかを見て、今現在置かれている状況から、予定を見直すこともいいでしょう。

定期的な見直しを行うことで、先々に行う予定を変えることもできますし、逆に優先順位の高いものが何かを明確にすることもできます。こうすることで、予定管理も同時並行で行うことができるのではないでしょうか。

なお、突発的な対応が求められた時、仮にチームで動いているのであれば、他人に助けを求めることもできるでしょう。そんな時は、自分だけでなく、チームメンバーの予定も把握しているとさらに柔軟な対応をできるのではないでしょう。

予定管理の継続に必要なこと

どんなに予定を立てても継続できなければ意味がありません。営業管理はむしろ継続していくことの方が重要です。スケジュールを遵守するために必要なことは、自分の中で決めたことを守ることがまず挙げられます。

これが守られないと、せっかく立てた予定も意味を成しません。

決めたことは守る

これは当たり前のことを言ってしまうのですが、決めたことは守りましょう。しかし、これができないことが実際には非常に多いです。

「明日でもできるから、後回しにしてしまう」、「予定外のことが入ったので、全て予定を忘れてしまう」「優先順位を無視してしまう」など、日常の業務に追われてしまうと、予定管理が疎かになってしまうことも見受けられます。

特に締め切りが無い仕事、例えば新規開拓をどうするかを考えるなど、今後の売上を立てるための内勤仕事などは後回しにされがちです。どこかで自分に言い訳をして、後回しにしていまい、結局そのまま実施しないことは誰しも一つはあるのではないでしょうか。

どうしても精神論になってしまう部分ではありますが、決めたのであれば、やり切ることが重要です。やってみての結果、方針そのものを変更して、予定を変えるのであればいいのですが、実施しないまま放置は決してやるべきではありません

まとめ

いかがでしたでしょうか。営業予定を管理することは、仕事のやり方にも直結しますし、それが営業成績にも結びつきます。しかし、ただ予定をするだけでは意味が無く、管理し実践していくことが重要です。

是非、予定管理を行い、仕事も効率よく進めてください。