こんにちは!こんばんは!女性営業マンとして日々奮闘している「なっちゃん」です!

営業デビューし顧客を持つようになった、そこのアナタ!上司にしっかりと仕事の報告をできていますか?

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新人営業マン
「仕事も報告もロクにできないのか!」と課長に毎日叱られています…。

チーム内の進捗状況を正確に把握する為には、営業日報の活用が不可欠です。ただし、ただの日記で終わらずに仕事のツールとして使うためには、ちょっとした書き方のコツがあります。

今回は、効率的で分かりやすい営業日報の書き方と、おすすめのフォーマットを紹介します。

営業日報の書き方|効率的に作成するコツ3つ

営業日報を作るときのポイントは、以下の通りです。

営業日報の書き方

・誰が読んでも同じ理解をできる文章にする
・時間をかけず文章を作るために、箇条書きで作る
・所感を書くときは感想文にならないように

いずれも簡単なようで、実際に作ってみると難しいものです。1つずつ見ていきましょう。

誰が読んでも同じ理解ができるようにする

営業日報は、直属の上司である課長だけが読むものではありません。さらに上のポストである部長や、同じ部署のメンバーに転送されることもあります。

そのため、世代や役職に関わらず同じ理解ができる表現が必要です。

具体的には、5W1Hを意識して文章を作ることを心がけましょう。以下に例を紹介します。

良い例

2019/12/15 日報
(1)A商事訪問
・内容:Xプロジェクト進捗確認
・日時:12/15 13:00~14:00
・場所:A商事 第3会議室
・参加者:A商事=B課長、C係長 当社=Q(自分)
・会議の概要:
A商事側の報告書作成に遅延が発生。
12/17日までに完了見込み。
完了後、12/18にC係長よりQまで連絡。

会議における自分の感情や仕事にかける想いなどの記入は不要です。淡々と事実のみを書くことで、誰が見ても同じ捉え方をする文章になります。

時間をかけず文章を作るために、箇条書きにする

営業日報を作るときは、箇条書きを基本にしてください。なぜかというと、冗長な表現を避けることで読みやすくなり、時間削減にもなるからです。

文章で書いた営業日報と、箇条書きにした営業日報を比べてみてください。

文章で作成した営業日報

2019年12月15日 日報

本日の訪問先は、「A商事」と「株式会社B」です。

A商事ではXプロジェクトの進捗を担当者C様に確認しました。
相手側の資料作成に遅れが生じているとのことで、納期について次回の打ち合わせに持ち越しになりました。

株式会社Bでは、発生したクレームについて再発防止報告書を提出しました。
品質管理の責任者が不在のため、後日B社より回答があります。16日には担当者であるD様が出勤されるため、フォローの電話がけを行います。

箇条書きで作成した営業日報

2019/12/15 日報

(1)A商事訪問(担当者C様)
・Xプロジェクトの進捗を確認
・A社側の資料作成に遅れあり。納期は未定
・新しい納期については次回プロジェクトに持ち越し(1月20予定)

(2)株式会社B訪問
・クレーム発生に対する再発防止報告書を提出
・品質管理の担当者D様が不在のため回答保留
・後日B社より回答あり(12/16フォローの電話がけ実施)
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なっちゃん
「~です」「~でした」といった表現が無くなるだけで、同じ内容でもスッキリした日報になります。

【実録】営業日報に時間をかけてはいけない

営業日報を作るときは、1つ鉄則があります。それは「時間をかけない」ということです。

1年で250日働く会社あったとします。毎日30分かけて日報を作る場合と10分で作る場合では、かかる時間にどれくらい差が出るでしょうか。

【30分で作る場合】30分×250日=7,500分(125時間)

【10分で作る場合】10分×250日=2,500分(42時間)

1年で80時間以上(!)の差が出ることになります。仮に時給を1,000円とすると、時間をかけてしまうと1人につき80,000円以上損するいうことです。

筆者が営業時代、だらだらと日報を作るメンバーに上の表を見せて注意を促したことがあります。極力シンプルな営業日報に切り替えることで、効率を落とさずに50万円以上の節約につながりました。

所感を書くときは感想文にならないように

箇条書きで要点を書いた後は、その下に所感を書くようにしましょう。所感とは、仕事の進捗に対する自分の判断を書き込むものです。ただし、感想文ではないということに注意してください。

良い例と悪い例を見て、比べてみてください。

良い例

2,所感 

E部長による、新製品Vの評価は以下の通りです。 
・他社(G社)の類似商品Yより、@5.0円安い価格である 
・Yとの性能比較試験では、耐久時間に差はなかった 
・E部長の希望する単価は〇円であり、〇円の乖離がある 
・単価面の課題がクリアできれば、100千円/月の仕入れを確約する 

現状の競合はG社のYのみであり、単価面の評価は当社が勝っています。 〇円の単価乖離について解決できれば、1月中の契約に応じるとのことでした。 

競合他社との単価の違いを報告し、取引先からもらった課題(単価がまだ高い)についても報告できています。単価を見直すことで、具体的にどれくらいの金額をいつまでに契約できるかも書いてあることで、会議の資料としても活用できます。

悪い例

2,所感
E部長の反応を見ると、当社の新製品Vに対する評価は高いと思います。
他に競合がない場合は購入に踏み切れるという話を聞くこともできました。
しっかりフォロー訪問を行い、契約に結び付けます。

極端に悪い例ですが、このような文章は所感ではなく、単なる感想文です。

「しっかりフォロー訪問をします」といった抱負ではなく、「いつまでに、これだけ売り上げが入ります」という報告ができる所感にしてください。

お金も時間もかけない|営業日報用のおすすめフォーマット

営業日報は、時間をかけないシンプルな様式がベストです。お金をかける必要もありません。PCに最初から入っている無料ソフトで、十分に実用的な営業日報になります。

おすすめのツールと、簡単に営業日報を作るためのテンプレートになるフォーマットを紹介します。

無料で作る日報はExcelではなくOutlookが最強

営業日報で使われる主なツールは「Excel」と「Outlook」があります。筆者のおすすめはOutlookです。他のメールソフトを使っている場合は、そちらでも構いません。

ExcelにはないOutlookならではのメリットを紹介します。

過去の営業日報の検索が簡単

Outlookで日報を作れば、過去のメールをキーワードで検索することができます。時系列ごとに自動で並んで表示されるため、取引の流れが負いやすいという点も魅力的です。

もちろんExcelでもシート内の単語を検索することができますが、普段から使い慣れていないと思わぬ時間がかかることもあります。

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Excelできない人
「Excel」というだけで苦手意識を持つ人は多いです。
新入社員はもちろん、上司や幹部でも使い方を知らない人がいます。

常に立ち上げているため、すぐに書き始めることができる

営業マンであれば、Outlookに限らずメールソフトであれば常に開いています。そのため、終業時すぐに書き始めることができます。

小さな差ですが、その都度ソフトを立ち上げなくてはならないExcelより日報にかける時間を減らすことができます。

送信ボタン一発で複数人に送ることができることも、時短できる要因の1つです。

余計な機能がないから時間をかけることがない

Excelは本来「表計算ソフト」なので、文章を書くためのツールではありません。機能が多く設定されているため、時間をかけて詳細に作ってしまいがちです。

メールソフトであれば、そもそも文章を作る以外の機能はないためシンプルな日報しか作りようがありません。

営業日報を10分で作る|おすすめの基本フォーマット

上述の通り、営業日報は時間をかけずに作るべきです。箇条書きでまとめるシンプルな様式であれば、お金をかける必要もありません。

毎日の日報を10分で作るための、基本フォーマットを紹介します。

件名:12/15営業日報

1.作業進捗
(1)A商事訪問 Xプロジェクトの商談
・内容:Xプロジェクト進捗確認
・日時:12/15 13:00~14:00
・場所:A商事 第3会議室
・参加者:A商事=B課長、C係長 当社=Q(自分)
・会議の概要:
商品の品質に問題がないことを確認の上、押印済み。
A商事側の報告書作成に遅延が発生。
12/17日までに完了見込み。
完了後、12/18にC係長よりQまで連絡。 
・次回訪問日程:1月15日13:00~(アポイント済み)
・次回会議内容:プロジェクトの納期と会場の確定

(2)
(3)
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2.所感
(1) B課長より、報告書作成に遅延が発生した旨の報告と謝罪を受けました。
同氏によるXプロジェクトの評価は以下の通りです。
・品質は両社が担保できるものである(本日押印済み)
・競合のZ社においても同様のプロジェクトが進行中
・単価、規模共に当社側のプロジェクトが勝っている(単価にして1円/個)
・展示会会場が確定せず、当社側にアテがないか聞きたいとのこと

単価面では競合より勝っているため、スピーディな展示会の実施で差をつける必要があります。会場の候補について相談したく、〇月〇日の会議後、15:00から30分の打ち合わせを希望します。 

(2)
(3)

(1)のみ、サンプルとして文章を記入してみました。

番号の右に本日の作業を書き、下に箇条書きで簡潔に進捗をまとめましょう。非常にシンプルなので、仕事の営業日報に活用しやすいはずです。

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なっちゃん
会社独自のフォーマットがある場合は、書き方のコツだけでも覚えておくと応用できます。

まとめ

今回は、仕事で使える営業日報の書き方を紹介しました。以下にまとめましたので、改めて確認してみてください。

営業日報の書き方まとめ

・誰が読んでも同じ理解ができるようにする
・時間をかけずに文章を作るために、箇条書きにする
・所感を書くときは感想文にならないように

営業日報は営業部内での情報共有のほか、製造部との連携においても重要です。効率よく活用して、会社全体でスムーズな報告ができるようにしていきましょう。

最後までお読みいただき、ありがとうございました。